Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Содержит ли штатное расписание коммерческую тайну?

«Секрет фирмы»: почему вам нужны режим коммерческой тайны и NDA

Введение режима коммерческой тайны и заключение с контрагентами соглашения о неразглашении (NDA) помогут защитить коммерчески значимые сведения. Главное – сделать это правильно, иначе предъявить претензии в случае раскрытия конфиденциальной информации не получится

В digital-реалиях информация обладает колоссальной ценностью, а ее защита является обязанностью сотрудников компании, которые должны скрупулезно соблюдать duty of care. И все же коммерчески значимую информацию часто приходится раскрывать во время переговоров с контрагентами. О том, как ее защитить, и пойдет речь в статье.

Основные понятия

Режимом конфиденциальности можно защитить любые, настоящие или будущие, данные:

  • техническая, финансовая, деловая информация;
  • статистика;
  • схемы;
  • планы;
  • спецификации;
  • документы, контакты клиентов и поставщиков;
  • торговые секреты, идеи, концепции;
  • продукты, процессы, технологии, цены и другая конфиденциальная и частная информация.

Какие сведения в вашей компании попадут в категорию информации, закрытой от разглашения, определяет соглашение о неразглашении. При его разработке чаще всего и возникает проблема — может ли зарплата быть коммерческой тайной?

Как составлять положение о коммерческой тайне и другие ЛНА так, чтобы инспекторам было не подкопаться, научим в онлайн-курсе «Всё о кадровом учёте». Обучение полностью онлайн, в конце — сертификат. Курс стартует 1 сентября. Стоит 7450 руб. Тем, кто заплатит до 1 сентября, даем скидку 15 % (вы заплатите 6332,5 руб.).

Оплатив курс, вы можете начать учиться и после 1 сентября, в удобном для вас темпе. Смотрите видео, читайте конспекты, проходите тесты и итоговое задание, а в конце получите именной сертификат от Центра обучения «Клерка».

К секретным материалам не относятся сведения:

  • содержащиеся в учредительных документах;
  • на право заниматься предпринимательской деятельностью;
  • о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности и другие факторы, влияющие на безопасность;
  • о численности, составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, охрана труда;
  • о задолженности работодателей по выплате заработной платы и социальным выплатам.

Отвечая на вопрос, является ли размер заработной платы коммерческой тайной, можем ответить — нет, и это закреплено на законодательном уровне. Хотя, подменяя понятия конфиденциальной информации и оплаты труда, очень часто работодатели настаивают на том, что размер заработной платы — это коммерческая тайна.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Штатное расписание – это важный и нужный локальный акт. И в первую очередь он необходим именно руководителю компании. В этой статье я очень подробно расскажу о штатном расписании и отвечу на все вопросы, которые возникали на практике.

Для чего нужно штатное расписание?

Штатное расписание (ШР) применяется для оформления структуры компании, ее штатной численности. ШР выполняет сразу несколько функций:

  • позволяет четко проследить организационную структуру компании;
  • закрепляет численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии;
  • помогает анализировать затраты на оплату труда персонала и эффективность работы подразделений в целом и сотрудников в частности.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

Существует две точки зрения на обязательность этого документа. Одни специалисты считают, что работодатель вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Но большинство практиков придерживаются мнения, что ШР обязательно.

Штатное расписание упоминается в статьях 15 и 57 Трудового кодекса РФ и в пункте 3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек. Во всех упоминаниях трудовая функция работника определяется либо как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, либо как указание профессии, специальности. Следовательно, если трудовым договором определена должность (как это обычно бывает), то работодатель обязан иметь штатное расписание.

Итак, несмотря на то, что ни в одном нормативном акте прямо не сказано, что ШР является обязательным, мы рекомендуем этот документ оформлять. Индивидуальных предпринимателей это тоже касается.

Штатное расписание запрашивают и проверяющие органы. Так, ФСС призывает работодателей ШР оформлять, поскольку оно служит для подтверждения правильности начисления страховых взносов. Пенсионный фонд РФ также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия ШР в организациях. Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатку.

К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Читать еще:  Негативная характеристика начальника цеха примерный образец

Каковы последствия, если в компании нет штатного расписания?

Отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП РФ. По этой статье штраф:
— на должностное лицо — до 5 000 руб.,
— на организацию – от 30 000 до 50 000 руб.

В силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке. Но на практике нет судебных решений, когда оспаривают штраф только за отсутствие ШР. Обычно при проверках находят еще кучу нарушений трудового законодательства. Поэтому сложно сказать, увенчается такая попытка успехом или нет.

Отсутствие штатного расписания может повлечь и другие проблемы. Например, работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение он может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий в случае спора не получится. Количество мест, на которых следует провести специальную оценку труда, тоже определяют по штатному расписанию.

Если в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, а штатка отсутствует, то трудовой договор все равно будет считаться заключенным, и работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную договором.
Если вы приняли работника как какую-либо должность, не указанную в ШР, это противоречие решается тоже всегда в пользу работника — он считается принятым на указанную в договоре должность или профессию.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

Законодательство не определяет круг лиц, которые должны разрабатывать ШР. В ЕКС эта обязанность была вменена экономисту по труду. Сейчас такой должности в организациях практически не встретишь.
Поэтому составление штатного расписания – забота руководителя компании или предпринимателя. Они могут заняться составлением ШР самостоятельно или возложить эту обязанность на другого работника (издать приказ или внести обязанность в должностную инструкцию или трудовой договор).

Как правило, в небольших организациях составление ШР поручают кадровой службе или бухгалтерии. В крупных компаниях – планово-экономическому отделу или отделу организации труда и заработной платы.

А вот утверждает ШР руководитель компании или сам ИП самостоятельно. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.
В унифицированной форме Т-3, разработанной для оформления ШР, было предусмотрен гриф утверждения через приказ. То есть, штатное расписание предлагалось утверждать приказом руководителя.

В данном приказе отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Реквизиты приказа (номер и дата регистрации) переносятся в штатное расписание :

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать, как в нашем примере:
— 18.05.2018 – дата составления
— 21.05.2018 – дата утверждения,
— 01.06.2018 – дата вступления в силу.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца. Но если необходимо, то вводить ШР можно с любой, нужной вам даты.

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Ответа на этот вопрос законодательство не дает. Раньше считалось, что ШР – это плановый документ, поэтому обосновывалась целесообразность составления на один год. В унифицированной форме Т-3 даже есть соответствующий реквизит «на период». Но сейчас экономическая обстановка меняется непредсказуемо: одно ШР может быть актуально несколько лет, а может поменяться три раза за год.

Чиновники на сайте онлайнинспекция.рф в обзоре за январь 2017 года разъяснили:
«Нормами действующего законодательства не установлена какая-либо периодичность, с которой работодатель имеет право вносить изменения в штатное расписание. Изменять штатное расписание работодатель вправе в любое время по своему собственному усмотрению».

Что такое штатная расстановка?

Штатное расписание показывает общее количество штатных единиц (должностей) и не дает возможности определить, вакантна должность или занята, и кто именно из сотрудников ее занимает. Поскольку это официальный, утвержденный приказом документ, на нем нельзя делать пометки и исправления.

Читать еще:  Узнать Очередь В Молодой Семье В Тольятти

Чтобы иметь представление о занятых должностях, некоторые компании ведут еще штатную расстановку. Это такой рабочий вариант ШР, где напротив каждой должности пишут фамилию и инициалы работника, который ее замещает. Можно указывать и другие сведения: табельный номер работника, статус должности, особая категория (инвалид, пенсионер и т.п.), стаж работы и другую информацию о работнике.

Штатная расстановка меняется в зависимости от происходящих изменений в составе персонала, ее не утверждают, она не является официальным обязательным документом. Это скорее информационная форма, облегчающая анализ и планирование.

Кстати, установлен срок хранения штатных расстановок. В соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016), он составляет 75 лет после составления новых.

Сколько и где хранятся штатные расписания, которые уже не действуют?

Штатные расписания по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, то есть все время, пока компания существует (п.71 Перечня). После ликвидации все документы сдаются в муниципальный архив, и экспертная комиссия архива будет решать, оставлять ли на длительное хранение ваши приказы и штатки. Как правило, ШР коммерческих организаций не представляют ценности для истории, поэтому при приеме документов ликвидируемой компании их уничтожают.

А пока компания (организация или ИП) ведет деятельность, штатные расписания нужно хранить. По правилам хранения все приложения хранятся вместе с документом, который их утвердил. Поскольку ШР утверждаются приказами, то они подшиваются в дело вместе с этими приказами и хранятся в одном деле.

Алгоритм составления и утверждения ШР

1. Издать приказ о разработке ШР (этот этап может отсутствовать, если штатку разрабатывает сам руководитель).
В приказе отражаются следующие моменты:
• указывается, кому поручено возглавить и провести работу по составлению ШР,
• определяется круг лиц, которые должны оказать содействие в составлении ШР,
• называются работники, с которыми согласовывается ШР,
• устанавливаются сроки составления, согласования, утверждения ШР.

2. Составить штатное расписание.
3. Согласовать (если необходимо) штатное расписание
Иногда согласно Уставу организации требуется обязательное согласование штатного расписания с учредителями. Но обычно проект штатного расписания согласовывается с руководителями структурных подразделений и отдельными руководящими работниками, проверяется юристом.
Процесс согласования и перечень лиц, с которыми следует согласовывать штатное расписание, законом не определен, как правило, он бывает прописан в локальном нормативном акте компании. Ознакомившись, они либо ставят визу «согласен», либо «замечания прилагаются» и прилагают служебную записку со своими предложениями и замечаниями. Если в процессе согласования и визирования в проект внесены существенные изменения, то можно провести повторное согласование.

Является ли штатное расписание конфиденциальным документом?

В пункте 5 статьи 5 Закона № 98-ФЗ прямо говорится о том, что режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении сведений о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, наличии свободных рабочих мест.

Следовательно, ШР (документ, содержащий информацию о численности, составе работников и системе оплаты труда) не может являться коммерческой тайной. Суды придерживаются такой же точки зрения (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.07.2005 по делу № А13-2375/2004-24, определение Верховного суда Республики Коми от 26.04.2012 № 33-1453/2012).

Все это позволяет говорить, что информация, предусмотренная штатным расписанием, в силу закона не является секретной. Поэтому штатное расписание не может быть включено в Перечень документов, содержащих коммерческую тайну.

Какой перечень информации, составляющей коммерческую тайну на территории РФ, может являться образцом?

Если организация устанавливает режим КТ в отношении какой-либо информации, то необходимо создать внутренние положения по соблюдению этого режима с указанием мер ответственности за их нарушения, а также зафиксировать перечень составляющих коммерческую тайну сведений. Сотрудники, работающие с закрытой информацией, должны быть ознакомлены с правилами конфиденциальности и с перечнем составляющих коммерческую тайну сведений. В этот перечень может входить любая информация, которая имеет коммерческую ценность в данный момент или в будущем в связи с тем, что она не известна третьим лицам и у них нет свободного доступа на законном основании к этим данным.

Читать еще:  Ремонт стиральных машин гарантия 1 год

Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, может выглядеть таким образом:

  • Список клиентов и поставщиков.
  • Информация об условиях заключенных договоров и о потенциальных сделках.
  • Информация о ходе переговоров с контрагентами.
  • Методика ценообразования.
  • Финансовая информация о структуре себестоимости.
  • Составляющие коммерческую тайну предприятия сведения о размерах, видах и условиях кредитов.
  • Информация из управленческой отчетности.
  • Стратегические и операционные планы, бюджеты, инвестиционные проекты, маркетинговые исследования, рекламные кампании.
  • Информация о незапатентованных изобретениях.
  • Информация о планируемых разработках или модернизациях.
  • Информация о технологических характеристиках выпускаемой продукции.
  • Информация о видах и состоянии используемого программного обеспечения.
  • Информация, позволяющая получить доступ к программному обеспечению и компьютерной технике.
  • Сведения о системах внутренней безопасности и охраны.
  • Сведения о порядке и датах внутренних проверок.
  • Сведения о результатах совещаний.
  • Сведения о заработной плате сотрудников.
  • Информация о методах управления и внутренней организации предприятия.
  • Деловая переписка.

О том, как утвердить режим КТ, читайте в статье «Положение о коммерческой тайне — образец 2021 года».

За разглашение коммерческой тайны может быть предусмотрена дисциплинарная, материальная и даже уголовная ответственность. Когда можно привлечь сотрудника к ответственности рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и бесплатно изучите материал.

Чем приходится заниматься на работе?

Менеджеры, занимающие руководящие посты, должны выполнять довольно большой объем работ. Важным моментом можно назвать то, что именно этот специалист отвечает за успешную деятельность коммерческой организации. В первую очередь он должен продумать пути развития компании. Исходя из поставленных целей, будут разработаны способы их достижения. Для этого стоит научиться правильно ставить задачи для подчиненных. Это позволит эффективно организовать рабочий процесс и структурировать деятельность предприятия, осуществлять контроль выполнения поставленных задач. Важно грамотно распределить обязанности между сотрудниками организации и научиться мотивировать подчиненных.

Менеджеры-управленцы должны научиться делегировать полномочия. Это самым положительным образом скажется на развитии компании или предприятия. Для чего же так необходимо делегирование полномочий? Такой подход при выполнении управленческих функция позволяет стимулировать сотрудников на более эффективное выполнение своих обязанности, получить свободное время для решения более глобальных задач. Кроме того, это дает возможность развития сотрудников, повышать их уровень знаний. Делегированию подлежат задачи, которые требуют поиска узкоспециализированного решения, организационные и подготовительные мероприятия, сбор информации, а также различные ежедневные обязанности. Если менеджер-управленец научится грамотно делегировать полномочия, то у него есть все шансы, во-первых, зарекомендовать себя как успешного руководителя, во-вторых, значительно упросить себе работу, и, в-третьих, вывести компанию на новый качественный уровень.

Успешный руководитель должен уметь контролировать выполнение поставленных задач, корректировать работу сотрудников, направлять их усилия в нужное русло. Успешный специалист данной сферы деятельности должен обладать явными лидерскими качествами. Тогда он станет одним из лучших.

Определение коммерческой тайны

Данное понятие и все связанные с ним нюансы регулируются Законом «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ (далее — ФЗ № 98). Согласно ему, коммерческой тайной считаются любые данные, касающиеся производственных, технических, экономических, организационных и иных процессов, происходящих в субъекте хозяйствования, имеющие реальную или теоретическую коммерческую значимость ввиду неизвестности их иным лицам. В обязательном порядке они должны удовлетворять следующим признакам:

  • отсутствие к ним свободного и беспрепятственного доступа;
  • в отношении их обладателем (налогоплательщиком) введен режим коммерческой тайны.

То есть администрацией организации в приказном порядке определен перечень данных, составляющих коммерческую тайну, установлен алгоритм их использования, следование которому строго контролируется (ст. 10, п. 1 ФЗ № 98). Эта информация охраняется и без применения определенных усилий по ликвидации средств защиты ее не получить.

В совокупности с производственной, коммерческая тайна составляет налоговую тайну, регулируемую положениями сто второй статьи НК.

На законодательном уровне спецрежим производственной тайны не установлен. Под ней могут пониматься любые данные, касающиеся процесса изготовления благ (ст. 1465 ГК, ст. 3 ФЗ № 98).

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector