Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Соглашение об электронном документообороте правила составления

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Коротко об ЭДО между организациями

При электронном документообороте большая часть документов создается в электронном виде и хранится в электронных архивах. Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией — оператором ЭДО, заключают с ней договор и начинают работу. Контрагенты также должны присоединиться к системе, если им удобен такой способ взаимодействия.

Документы подписывают специальной электронной подписью, как обычной, так и усиленной. Посредством ЭДО можно обмениваться различными бумагами. К оформлению и подписанию каких-то из них предъявляются более жесткие требования, а к каким-то — менее.

Внимание! В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.

Основные законодательные акты в сфере ЭДО:

  1. ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ. Регулирует применение электронной подписи, устанавливает порядок пользования данным инструментом.
  2. Приказ Минфина от 10 ноября 2015 года №174н. Посвящен порядку выставления и получения счетов-фактур в электронной форме.
  3. Налоговый кодекс РФ.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

  • Обладать обязательными реквизитами.
  • Соответствовать утвержденному формату.
  • Удостоверяться подписью ответственного лица.
Читать еще:  Договор купли-продажи дачи. образец и бланк для скачивания 2021 года

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Нормативная база

Юридически значимый электронный документооборот между организациями подразумевает использование цифровой подписи. Согласно Федеральному закону РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ, документ в электронной форме, подписанный квалифицированной цифровой подписью (КЦП), признается равнозначным бумажному, заверенному собственноручной подписью. Таким образом, при подписании КЦП документ признается юридически значимым без заключения отдельного соглашения и выполнения каких-либо дополнительных условий. Достаточно направить контрагенту письмо-уведомление.

Примерный образец письма-уведомления:

О том, нужно ли соглашение об электронном документообороте при обмене первичными документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной цифровой подписью, прописано в ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ и в письмах ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372 и Минфина от 24.11.2011 ЕД-4-3/ [email protected] . Они будут иметь юридическую силу только после заключения соглашения.

В то же время во избежание разногласий его рекомендуется заключить в любом случае. Если его нет, то пункт о порядке использования ЭДО необходимо прописывать в каждом договоре между контрагентами или заключать к ним дополнительные соглашения, регламентирующие весь документооборот в рамках этого конкретного договора (передача уведомлений, формат актов и т. п.).

Как сэкономить при переходе на электронные договора

С помощью электронного документооборота контрагенты чаще всего обмениваются счетами-фактурами и другими первичными документами. Но первостепенную важность в любой сделке имеет обмен договорами.

Можно ли обмениваться договорами в электронном виде и будет ли договор иметь юридическую силу?

Обратимся к действующему законодательству. П.2 ст.434 ГК РФ разрешает заключать договора в электронном виде: «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору» .

С 1 июня 2015 года вступили поправки к этой статье, утвержденные п.п. «а» п. 78 ст. 1 Федерального Закона от 08.03.2015 №42. Она стала более «современной» и внесла новое понятие «Электронный документ, передаваемый по каналам связи», то есть информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Читать еще:  МБОУ ООШ 16 гАрмавир хКрасная Поляна

Поскольку речь идет об электронной форме, то и подписывать такой договор надо электронной подписью.

Ст. 6 ФЗ № 63 «Об электронной подписи» говорит, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Это не распространяется на те случаи, когда в законодательстве прямо указана необходимость составлять документы на бумаге.

Простая и неквалифицированная ЭП тоже может быть использована, но только при наличии соглашения между сторонами о признании этой ЭП.

Таким образом, использование ЭП установлено ФЗ № 63, а заключение договора в электронном виде указано в ст. 434 ГК РФ, то есть договор в электронном виде имеют юридическую силу.

Как передавать электронные договора?

Отправлять договор в электронном виде можно напрямую, например, через электронную почту, а можно через операторов электронного документооборота.

Не смотря на то, договора через электронную почту заключаются часто, не все доверяют такому способу. Обмен через оператора ЭДО гарантирует доставку вашего документа, и при необходимости оператор выступит третьим лицом, в споре между контрагентами по факту подписания и отправки договора.

Как технически организовать подписание и передачу договора в электронном виде?

Для пользователей программы 1С существует сервис 1С-ЭДО, который позволяет непосредственно из программы 1С подписывать, отправлять и принимать в электронном виде не только первичные документы, но и договора.

Для этой цели предназначен отдельный вид данных — произвольный электронный документ. Он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись и направить документ в адрес получателя прямо в программе 1С.

Обмен произвольными электронными документами может осуществляться как через оператора ЭДО так и напрямую между контрагентами в зависимости от профиля настроек ЭДО.

Читать еще:  Образец должностной инструкции горничной в 20212021 году

И еще несколько преимуществ электронного документооборота:

1. Повышение скорости работы при переходе на ЭДО. Сотрудникам не нужно лично везти документы из офиса в офис – это время они могут посвятить выполнению своих профессиональных задач.

2. Снижение рисков за счет использование электронной подписи, которую невозможно подделать в отличие от собственноручной, а также гарантии, которые появляются у вас при передаче договоров через операторов ЭДО.

3. Снижение расходов на подготовку, хранение и отправку бумажных документов до 80%.

Всегда ли нужно работать через операторов ЭДО

В теории, закон не запрещает обмениваться документами с контрагентом по электронной почте. Но этот способ создаёт риски. Если дело дойдёт до суда, контрагент может доказать: его почту взломали, он не отвечает за письмо с документом. И наоборот: контрагент боится, что в подобной роли окажетесь вы. Поэтому пользуются специальными сервисами.

Например, Диадок принимает документы от пользователя, шифрует и отправляет контрагенту по защищённым каналам связи. Опровергнуть факт передачи документа невозможно. В сервисе удобно работать, его интерфейс напоминает электронную почту.

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2020 года

В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а также нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).

В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).

Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector