Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Срок хранения документов ИП

По закону ИП должен хранить документы, касающиеся бухгалтерии, уплаты налогов, полученных доходов и произведенных расходов, а также первичные документы регистрации и учета ИП и Книгу учета расходов и доходов не меньше четырех лет.

Бухгалтерская отчетность и первичные бухгалтерские документы хранятся пять лет.

Платежные документы о выплате страховых взносов хранятся шесть лет.

Личные же дела и карточки ваших работников, трудовые договора с ними, документы о принятии на работу и об увольнении хранить вообще следует 75 лет.

Сроки по ключевым документам ИП: текущие нормы

Документов, поименованных в Перечне приказа № 236 — огромное количество. Наиболее востребованными индивидуальным предпринимателем могут быть:

  1. Налоговые декларации и расчеты.

Текущий срок их хранения в соответствии с новыми правилами Росархива — 5 лет. При этом декларации ИП до 2002 года включительно хранятся 75 лет (п. 310 Перечня).

Отдельный срок установлен для Расчетов по страховым взносам — 75 лет по отчетам до 2003 года, 50 лет – по Расчетам за периоды с 2003 г. и позднее (п. 308 Перечня). При этом карточки учета выплат и страхвзносов должны храниться 6 лет (при отсутствии лицевых счетов и ведомостей по зарплате – также 75/50 лет).

Пятилетний срок применяется для справок 2-НДФЛ, а при отсутствии лицевых счетов, зарплатных ведомостей их хранят 75/50 лет (п. 312 Перечня).

Документация по информационному обмену с ИФНС хранится 6 лет, если она касается реструктуризации долгов, и 5 лет – в остальных случаях.

  1. Книга учета доходов и расходов на «упрощенке» (КУДиР).

Срок хранения документов ИП на УСН, а именно — КУДиР, по новым правилам составляет 5 лет (п. 318 Перечня).

  1. Счета-фактуры (составляемые как плательщиками НДС, так и неплательщиками в предусмотренных законом случаях).

Срок их хранения— 5 лет (п. 317 Перечня).

  1. Кадровые документы (если у ИП есть работники):
  • трудовые договоры, должностные инструкции, личные дела – 75/50 лет;
  • сведения о трудовой деятельности – 75/50 лет;
  • приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года; об отпусках, командировках – 5 лет; о приеме, увольнении, переводе, совмещении – 75/50 лет;
  • графики отпусков – 3 года;
  • заявления о выдаче справок, документов о работе от работодателя — 1 год;
  • журналы инструктажа по охране труда (ОТ) — 45 лет, по проверке знаний по ОТ – 5 лет;
  • списки лиц, работающих на «вредном» производстве – 75/50 лет;
  • согласия на обработку персональных данных – 3 года.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень документации, которая может применяться в бизнесе: предпринимателю нужно внимательно изучить новый норматив от Росархива и определить, какие документы, поименованные там, он использует на практике.

Читать еще:  Неправильно пробит чек по онлайнкассе что делать?

В соответствии с приказом № 237, все сроки, отраженные в приказе № 236, исчисляются с 1 января года, что идет за тем, в котором они были закончены делопроизводством (осуществлено их подписание, завершено их ведение). Это значит, что, например, КУДиР при УСН за 2020 год должна храниться в течение 2021-2025 годов.

Что касается сроков, закрепленных в НК РФ, то основной из них приведен в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 4 года для любых документов, содержащих данные бухгалтерского или налогового учета. На них следует ориентироваться, определяя на любом налоговом режиме сроки хранения документов ИП — на ЕНВД, на «упрощенке», на ОСНО.

Вместе с тем, ИП необходимо хранить:

  • не менее 6 лет — документы по страховым взносам (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
  • не менее 4 лет — документы по обучению и оценке квалификации работников (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ);
  • документы по убыткам — в течение всего срока, когда ИП на ЕСХН или УСН 15% использовал право на уменьшение налоговой базы на сумму ранее полученного убытка (п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 НК РФ).

Таким образом, можно говорить о том, что в одних случаях сроки «привязаны» к определенной системе налогообложения, в других — являются общими для всех налоговых режимов. Есть также те, которые определены только для ИП-работодателей.

Если по одним и тем же документам в НК РФ и других нормативах установлены разные сроки хранения, то применяется тот источник, где сроки хранения продолжительнее.

Отметим, что установленный законом срок хранения бухгалтерских документов ИП должен соблюдать, если ведет бухучет по Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Предприниматели не обязаны вести бухучет, но могут это делать. По общему правилу первичка и другие документы, учитываемые в соответствии с указанным законом, хранятся не менее 5 лет после отчетного года, если иными документами не предусмотрены более длительные сроки (п. 1, 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Срок хранения документов ИП: основные нормативы

С 18 февраля 2020 года основной нормативный акт, устанавливающий сроки хранения документов хозяйствующими субъектами (как ИП, так и юридическими лицами) — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Он заменил приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, которые до этого применялся долгое время. Кроме того, сроки хранения многих документов регулируются также положениями НК РФ — в частности, статьей 23 Кодекса, а также законодательством о бухгалтерском учете.

Читать еще:  Тема Установление режима неполного рабочего времени

Так или иначе, приказ № 236 и НК РФ — основные нормативные акты, определяющие то, каков срок хранения первичных документов ИП, бухгалтерской и кадровой документации предпринимателя. Отметим, что отдельным приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, введена инструкция по практическому применению нормативов, утвержденных в отношении различных документов приказом № 236.

Рассмотрим, какие актуальные сроки по хранению ключевых документов ИП как хозяйствующего субъекта установлены действующим законодательством (в том числе новым нормативным актом от Росархива).

Сроки

Представитель малого бизнеса склонен оптимизировать работу персонала, поэтому редко можно встретить в штате небольшого предприятия архивариуса. Обычно обязанности ведения делопроизводства и архива возлагаются на кадровика, бухгалтера или секретаря. Такой сотрудник должен обладать элементарными знаниями о сроках хранения различных групп документов. Для удобства эти данные представлены в таблице:

Срок храненияПостоянно75 лет5 летменее 5 лет
Вид
документов
Регистрационные.
-Разрешительные.
-Годовые отчёты.
-КУДиР на УСН.
-Приказы по основной деятельности.
-Штатное расписание, структура.
Личные дела и карточки сотрудников.
-Лицевые счета начисления зарплаты.
-Трудовые договоры.
-Приказы по личному составу.
-Регистры кадрового учёта.
Первичные документы.
-Квартальные отчёты.
-Переписка.
-Хозяйственные договоры.
-Налоговые декларации.
-Кассовые документы.
-Больничные листы.
-Заявления на отпуск.
Месячные отчёты.
-Проекты приказов.

Важно! Отсчёт 5-летнего срока первички начинается не с даты составления самого документа, а начиная с нового отчётного года. Например, срок хранения накладной, составленной 05.05.2018, истекает только 1 января 2024 года.

Где хранить документы

Место хранения документов индивидуальный предприниматель определяет сам. Это может быть часть офиса, отдельная комната (не подвал и не чердак) или сторонняя организация, занимающаяся архивированием (при большом количестве документации). В статьях 14 и 17 Федерального закона №125-ФЗ прописана обязанность предпринимателя соблюдать правила архивного дела, в том числе правила создания необходимых условий для размещения документов и их систематизации. Вы должны обеспечить сохранность самих бумажных носителей и их содержимого от внешних воздействий.

С 18 февраля 2020 года — новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Изменения: новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов вступают в силу с 18.02.2020 года. Но фактически их надо применять с начала 2020 года. Изменений много.

Обращаем внимание на некоторые:

  • Счета-фактуры надо хранить 5 лет вместо 4 лет, как было раньше.
  • Реестры сведений о доходах физлиц теперь надо хранить 5 лет вместо прежних 75 лет.
  • Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и штрафов и о состоянии расчетов с бюджетом — 5 лет.
  • Срок хранения деклараций для организаций и предпринимателей — 5 лет, за исключением деклараций предпринимателей по 2002 г. включительно — хранятся 75 лет (ранее сроки хранения деклараций были разными).
  • ИП хранят декларации 4 года, не считая года их составления.
  • Годовые и квартальные документы по расчетам по страховым взносам — введена норма хранения 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.
  • Упрощенцы должны теперь хранить КУДиР не постоянно, а 5 лет.

Ответственность: отсутствие документов — грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения, за что предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ.

Документы налогового учета

По общим правилам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет. Причем это касается также данных бухгалтерского учета и документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ).

Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ. Так, налогоплательщик обязан хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ).

В обновленном Перечне изменились сроки хранения документов, касающихся налогового учета (ч.4.3 и ч.4.4 Перечня):

Ранее реестры сведений о доходах физических лиц лет должны были храниться не менее 75 лет (п.397 «старого» Перечня).

Ранее такие документы по реструктуризации компании должны были хранить не менее 5 лет (п.399 «старого» Перечня).

Ранее счета-фактуры компании должны были хранить не менее 4 лет (п. 368″старого» Перечня). Теперь срок хранения счетов-фактур соответствует сроку хранения первичных документов учета.

Ранее книгу учета доходов и расходов «упрощенцы» должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.401 «старого» Перечня).

Ранее документы по основным средствам и НМА компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.429 «старого» Перечня).

Ранее акты приема-передачи недвижимости компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.432 «старого» Перечня).

Как мы видим, срок хранения налоговых деклараций остался прежним — 5 лет, но изменились сроки хранения некоторых налоговых документов.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector