Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

В чем состоят должностные обязанности секретаря

В чем состоят должностные обязанности секретаря?

Должностная инструкция – это такой вид организационно-нормативного документа, в котором прописаны права и функциональные обязанности секретаря, а также указаны критерии, согласно которым регламентируются профессиональная деятельность секретаря-делопроизводителя.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — сопутствующий документ, прилагаемый к трудовому договору.

Должностная инструкция подписывается одновременно с трудовым договором, но при условии, что кандидат на должность секретаря-делопроизводителя хорошо быть ознакомлен с инструкцией.

Человек, который претендует на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:

  • иметь среднее профессиональное или высшее образование;
  • в совершенстве знать архивное дело и делопроизводство;
  • отлично обращаться с любыми видами оргтехники.

Общие сведения

Типовая должностная инструкция секретаря

Сначала рассмотрим, какие существуют универсальные, классические должностные обязанности секретаря. Раньше существовали только секретари-машинистки, которые занимались набором деловых писем. Сейчас же обязанности секретарей сильно увеличились.

Они сводятся к следующим рекомендациям, обязательным к исполнению:

— обеспечение административной деятельности начальства;

— прием и распределение корреспонденции по отделам, обработка, подготовка и отправка ответных писем, если это необходимо;

— организация делопроизводства, сбор и обработка необходимых сведений для начальства;

— прием от сотрудников разных отделов различных документов для передачи их руководству для ознакомления или подписи;

— организация планерок (совещаний) и ведения протокола этих мероприятий;

— организация закупки или собственно закупка канцелярских товаров и другой нужной продукции для обеспечения нормальной трудовой деятельности сотрудников;

— организация приема начальством сотрудников и других посетителей;

— выполнение некоторых других поручений.

Требования к знаниям

Обязанности сотрудника могут немного отличаться от представленных выше, в зависимости от его главной специализации. Но определенные знания и навыки никогда не будут лишними для человека, занимающего эту должность.

К таким знаниям относятся следующие:

— основы административного и трудового законодательства;

— основные нормы делового этикета и этики;

— правила работы с различной оргтехникой, приемно-переговорной, а также вычислительной техникой;

— основные знания по ведению деловой переписки.

СПРАВКА! Кроме вышеперечисленного, для выполнения секретарем должностных обязанностей, понадобятся знания внутренних основ работы предприятия, распорядка его работы, нормативных документов и другой важной информации.

Обязанности помощника руководителя

Должность помощника руководителя является смежной с должностью секретаря, их обязанности практически ничем не отличаются. Помощник руководителя точно также осуществляет прием и передачу корреспонденции, копирует и архивирует документы, доводит до сведения ответственных лиц распоряжения директора, осуществляет делопроизводство, производит закупку необходимых товаров.

Кроме этого, человек, занимающий эту должность, должен:

— обеспечивать распорядительную и административную деятельность;

— осуществлять сбор и обработку, а также предоставление сведений по запросам руководителей отделов;

Читать еще:  Какие бывают категории инженеров?

— заниматься организацией телефонных и личных переговоров;

— заниматься составлением деловых писем;

— создавать условия для увеличения эффективности работы начальства и некоторыми другими задачами.

СПРАВКА! В основном секретарем может стать человек, который имеет высшее или среднее профессиональное образование. Во втором случае необходим также опыт работы по специальности не менее двух лет.

Образование

Работа секретаря не требует специфических знаний, поэтому для получения вакансии достаточно закончить курсы. Однако приветствуется наличие высшего образования. Ведь в этом случае можно претендовать на вакансию офис-менеджера. Помимо вышеназванных административных задач этот специалист организует работу персонала, а также выполняет функции делопроизводителя.

Чтобы получить должность секретаря, необязательно заканчивать вуз. Во многих компаниях достаточно будет средне-специального образования. Также стоит рассмотреть вариант краткосрочного обучения в специальной школе для секретарей или на курсах. Сертификат, выданный по результатам, вполне может устроить потенциального работодателя.

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаряреферента немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это – обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности ведение кадрового делопроизводства. Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.

Как правильно заполнить

Форма должностной инструкции секретаря может быть составлена по стандартам предприятия, поэтому документ в каждой организации может иметь свои особенности. В некоторых случаях наёмщики игнорируют потребности своих подчинённых, хотя многие работодатели стараются создать комфортные и стимулирующие сотрудников условия труда. Вне зависимости от этого, схема должностной инструкции секретаря должна содержать обязательные разделы, такие как:

  • общие положения;
  • обязанности секретаря;
  • права;
  • ответственность.

Акт должностной инструкции секретаря должен включать в себя все вышеуказанные пункты. В каждом разделе работодатель может изменять и дорабатывать содержание в зависимости от своего видения рабочего процесса и потребностей компании, поэтому до того, как подписать должностную инструкцию, важно внимательно изучить содержимое документа.

Должностные инструкции секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, который устанавливает права, обязанности и ответственность сотрудника.

Согласно Трудовому Кодексу РФ должностная инструкция не считается обязательным для составления документом, но как кадровый документ с четко прописанными правилами, полезен как работнику, так и самому работодателю.

Читать еще:  Статья 37 Порядок ведения коллективных переговоров

Должностные инструкции необходимы для:

  • распределения труда между персоналом предприятия;
  • повышения ответственности работника за вверенный ему участок работы;
  • при решении спорных вопросов между работником и администрацией.

Хорошо организованное функционирование предприятия основано на точном выполнении всеми сотрудниками требований должностных инструкций, где грамотно и четко определены и разграничены обязанности исполнителей на каждом отдельном участке.

Виды должностных инструкций

Должностные инструкции подразделяются на:

  • типовые и
  • индивидуальные.

Типовые инструкции создаются предприятий отдельных отраслей и их подразделений и служат исходным примером для разработки индивидуальных должностных инструкций конкретных сотрудников.

Поскольку четкая форма инструкции не оговорена нормативными актами, разработчик сам решает, какой формат будет иметь этот документ.

Должностная инструкция может представлять собой одиночный документ, а также может являться приложением к другому документу, например, трудовому договору.

Оформление документа

Должностная инструкция, как официальный кадровый документ, должна подчиняться требованиям ГОСТа и содержать определенные реквизиты, такие как:

  1. Наименование организации;
  2. Вид документа;
  3. Номер, дата;
  4. Утверждение, согласование;
  5. Основной текст;
  6. Подписи составителей, визы ознакомления.

Утверждается должностная инструкция начальником предприятия или его заместителем, курирующим данное подразделение.

Секретарь-делопроизводитель

Профессия секретаря-делопроизводителя требует от сотрудника профессиональной компетентности, коммуникабельности, отличных деловых и личных качеств. Секретарь делопроизводитель в наши дни – это, скорее, помощник главы предприятия, который своей работой содействует эффективной деятельности руководителя.

Специфика профессии состоит в том, что секретарю приходится иметь дело с колоссальным объемом документов, с новейшей, современной организационной техникой, общаться с большим количеством людей.

Секретарь обязан знать не только руководящие документы своего предприятия, правила эксплуатации технических средств, технику безопасности, правила охраны труда и внутреннего распорядка, но также постановления, приказы и постановления вышестоящих организаций.

Деловые качества присущие хорошему секретарю — это:

  • Профессионализм – владение специальными навыками, знаниями, умениями
    (свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи);
  • Ответственность – способность отвечать за выполнение поставленных задач;
  • Организованность – умение рационально подготовить рабочее место, распределить время;
  • Инициативность – умение проявлять способности в своей компетенции и другие.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут разниться в зависимости от размеров и деятельности предприятия, количества сотрудников, структуры организации и так далее, но основными функциями делопроизводителя считается работа с внешней входящей-исходящей корреспонденцией и управление оборотом внутренних документов предприятия.

Порядок оформления инструкции не регламентируется установленными нормами, и составитель индивидуально решает, какие пункты в ней будут содержаться.

Тем не менее, существует ряд положений, которые требуется отразить в должностной инструкции. В их числе:

  1. Общие положения
  2. Функции
  3. Должностные обязанности
  4. Права
  5. Ответственность
  6. Взаимоотношения (Связи по должности)
Читать еще:  ПРИКАЗ О РЕОРГАНИЗАЦИИ В ФОРМЕ ПРЕОБРАЗОВАНИЯ ОБРАЗЕЦ

В разделе Общие положения содержатся:

  • общие сведения о штатной единице (секретарь делопроизводитель),
  • порядок назначения, замещения и освобождения от занимаемой должности (приказ руководителя),
  • квалификационные требования (образование, стаж, навыки – знание ПК, орг.техники),
  • основные нормативно-правовые документы, в соответствии с которыми сотрудник осуществляет свою деятельность (Устав, инструкции, положения, правила внутреннего распорядка, данная инструкция),
  • подчиненность (руководителю предприятия, начальнику отдела).

Функциями секретаря делопроизводителя считается выполнение вспомогательно-технических задач, облегчающих деятельность руководства предприятия. К ним относится:

  • документальное обеспечение руководителя (работа с корреспонденцией и внутренним документооборотом – прием, оформление, регистрация, контроль исполнения документов);
  • техническое обеспечение (организация совещаний, приема граждан и сотрудников, телефонные обслуживание и другое).

Раздел Должностные обязанности должен содержать более конкретные виды работ:

  1. по обработке входящей и исходящей корреспонденции;
  2. по организации регистрации, учету, хранению документации, передаче документов в соответствующие структуры;
  3. по контролю сроков исполнения документов, а так же их оформления.

Раздел Права регламентирует полномочия секретаря. В этом разделе оговаривается:

  • право работника на принятие самостоятельных решений (определить круг вопросов),
  • право согласования и/или подписания определенных видов документов,
  • право доступа к конфиденциальной информации,
  • право внесения рекомендаций, позволяющих усовершенствовать его деятельность, и так далее.

В разделе Ответственность на усмотрение работодателя может быть прописана общая формулировка о том, что сотрудник несет ответственность за невыполнение должностных обязанностей, законодательства РФ и внутренних нормативных документов. А может содержаться перечень конкретных взысканий по каждому пункту обязанностей.

Раздел Взаимоотношения (Связи по должности) не обязателен для отражения в инструкции, но очень упрощает организацию работы, так как определяет круг должностных лиц, с которыми делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности.

Сколько зарабатывает секретарь?

Финансовый вопрос всегда интересует соискателей и просто любопытных. Должностная инструкция секретаря не дает прямого ответа на этот вопрос. Если изучать статистику, назвать точную цифру все равно не удастся, потому что разброс зарплат на этой должности слишком велик.

К примеру, секретарь в школе или другом госучреждении может зарабатывать всего 300 долларов. В то же время, его коллега в международной компании может получать ежемесячные выплаты в несколько раз выше – до 1000 долларов. Однако в последнем случае секретарских курсов, скорее всего, будет недостаточно. Работодатели обычно требуют знание иностранного языка.

Детально познакомившись с профессией, вы можете решить, стоит ли претендовать на эту вакансию или обратить внимание на другие предложения на рынке труда.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector