Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Входящие и исходящие документы регистрируем правильно

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

Порядок регистрации документов

Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения регистрация документов — это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в форму (бумажный журнал, карточка, электронный журнал, СЭД).

Система регистрации закрепляется в Инструкции по делопроизводству . Главный принцип регистрации документов в любой системе — документ регистрируется один раз. Регистрация может вестись централизованно в службе делопроизводства или секретарем, все документы организации регистрируются в одном месте, или децентрализованно — в каждом отделе.

Система первого типа подходит для маленьких и средних организаций. На предприятиях с большим объемом документооборота удобнее регистрировать документы, создаваемые отделом, делопроизводителем этого же отдела. В реальности преобладает смешанная система , где в службе делопроизводства регистрируют входящие документы, распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы, а исходящие документы, служебные, докладные записки в — отделах.

Способы регистрации документа — это бумажные журналы, электронные журналы, карточки, регистрация в системе электронного документооборота. Об этом подробно мы говорили в статье «Журналы регистрации документов».

Какой путь проходит документ?

Документ поступает в организацию или создается в ней.

Служба делопроизводства, делопроизводитель отдела или секретарь присваивает ему номер, заносит в нужный журнал регистрации сведения о документе.

С этого момента документ получает юридическую силу, начинает течь его срок исполнения.

К документу прикрепляется карточка либо штамп с номером и датой проставляется на самом документе.

Документ отправляется на рассмотрение руководству организации.

Служба делопроизводства согласно резолюции фиксирует в журнале контрольный срок исполнения и передает документ в .

Главные правила регистрации документов:

Регистрацию должен вести узкий круг сотрудников с четким разграничением полномочий (служба делопроизводства, делопроизводители отделов, ). Пропишите их в должностной инструкции каждого.

Должны вестись отдельные журналы регистрации документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, служебные записки, докладные записки, обращения граждан.

Информация по документу (входящий, исходящий номер, дата тема, от кого, кому отписан, срок исполнения) должна быть максимально полной.

Какие документы не регистрируются?

  • Приглашения
  • Рекламные письма
  • Периодические издания — книги, журналы, газеты
  • Поздравительные открытки
  • Телеграммы
  • Письма с пометкой «Лично»
  • Бухгалтерские документы
  • Анонимная корреспонденция

Пропишите полный перечень документов, не подлежащих регистрации, в Инструкции по делопроизводству, законодательно это нигде не закреплено.

Не включайте в регламент ненужные ситуации

В регламенте по документообороту не нужно прописывать ситуации:

1. Которые в конкретной организации никогда не происходят.

Читать еще:  Порядок возмещения ущерба при затоплении квартиры

Если УО никогда не получает писем от благотворительных организаций, то не нужно создавать схему работы с такой корреспонденцией.

2. Как в другой организации.

Создавать регламент по работе с документами необходимо исходя из существующей ситуации в каждой конкретной компании. То, что работает в одной УО, может оказаться неэффективным для другой.

3. Частные, мелкие, незначительные.

Все описанные в регламенте действия должны быть понятны и полезны для каждого сотрудника УО, учитывать общие интересы и соответствовать целям создания документа.

4. Сложные, непонятные сотрудникам.

Регламент должен быть чётким и лёгким в использовании, не содержащим непонятных терминов и сокращений. Аббревиатуры необходимо расшифровать перед тем, как приступить к изложению регламента.

Формы систем

Регистрация документов в делопроизводстве подразделяется на разновидности систем. Успешный выбор системы подтверждается удобной сортировкой документации, грамотной организацией процесса и плодотворной работой в дальнейшем. У каждой есть как свои недостатки, так и преимущества. Всего существует три группы:

  • централизованная;
  • децентрализованная;
  • смешанная.

    Рекомендуется выбирать первую форму системы. В таком случае все операции будут осуществляться и закрепляться за одним работником и на одном рабочем месте. За счёт этого формируется единый реестр, который составляется по одному алгоритму, что снижает риск возникновения ошибок.

    Это самый популярный способ ведения, поэтому его часто используют на некрупных предприятиях. Но для правильного функционирования необходимо соблюдать правила. Перечень самых основных:

    • Один документ регистрируется единожды.
    • Место регистрации неизменно.
    • Процедура должна проходить по одному установленному алгоритму.

    Также система учёта может быть разной для каждой из форм. В основном выделяют три типа:

  • карточная;
  • журнальная;
  • компьютерная.

    Общий пример оформления книги регистрации можно бесплатно скачать из интернета.

    Карточный учёт регистрации

    При таком типе ведения регистрации создаётся единая карточка регистрации. Для сортировки применяют цветную маркировку. Она облегчает поиск в большом количестве карт.

    Всего заводят две картотеки:

    • Контрольная картотека по срокам.
    • Картотека для справок.

    Заполняют карточки по мере совершения различных операций с документами. Например, при передаче документа или при резолюции сроков исполнения (исполнителя).

    Сами карточки имеют формат А5 или А6 из плотной бумаги и картона. Сначала формируют образец, после его многократно копируют.

    Среди преимуществ можно выделить удобный поиск благодаря цветной маркировке. К тому же с карточками могут работать несколько человек одновременно. Недостаток — бумажный материал, который быстро подвергается износу и порче.

    Журнальный тип регистрации

    Используется, когда учёт имеет высокий приоритет, допускается деятельностью организации и при обороте документов меньше, чем 500 за один год. Журналы можно заводить для всех типов документов. Правила оформления журнала:

    Читать еще:  Уведомление о реорганизации форма Р12003

    • У журнала должно быть наименование. Обычно оно связано с типом документов.
    • Необходимо указать название организации и регистрационный номер.
    • Проставлять дату начала и окончания учёта документов в журнале.
    • Строго следовать нумерации страниц.
    • Прошивать толстой ниткой.
    • После завершения ведения кончики нитки нужно склеить и заверить журнал печатью предприятия.

    Недостаток типа в том, что с журналом рекомендуется работать только одному работнику для избегания ошибок. Работа нескольких человек или большой поток ценных бумаг сильно затруднит и замедлит процесс. К тому же бумажные листы легко испортить, и хранить такой журнал долго не получиться.

    Компьютерное ведение

    Компьютеры применяются в крупных учреждениях. Ведение учёта регистрации документов с помощью компьютера даёт ряд преимуществ. К ним относятся:

    • Возможность в одно время регистрировать документы в одном реестре с разных рабочих мест.
    • Совершать справочные операции с базой данных.
    • Создать автоматизированный учёт и контроль за сроками исполнений документов.
    • Задать при регистрации автоматические задачи с документами для программ.

    Внешний вид электронной анкеты аналогичен карточному типу. Только поля для заполнения могут заполняться вручную, автоматически программой или в виде выбора из предлагаемого списка ответов. Поэтому можно уделить один раз внимание компетентного работника на программирование автозаполнения и ускорить в дальнейшем все операции. Помимо скорости и удобного функционала в практическом использовании существуют и отрицательные стороны такой системы. Техника сильно зависит от бесперебойного электричества, и могут произойти разного рода сбои в системе.

    Отличный секретарь

    Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы.

    Кем осуществляется прием и входящих документов?

    Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет.

    При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии. Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.

    Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

    Когда вы создавали Входящее письмо, вы обратили внимание, что поле «Индекс входящего» блокировано и имеет надпись «(нумератор подключен)». Это означает, что в подразделении текущего пользователя существует объект-нумератор, который позволяет выдавать по порядку регистрационные номера. Благодаря этому вашему сотруднику не придется их вводить вручную.

    Если подключен нумератор, заполнять регистрационный номер вручную не нужно

    Сам нумератор вы можете увидеть в администрировании, если откроете подразделение и перейдете на вкладку «Используемые нумераторы»:

    Каждое подразделение может иметь свои нумераторы

    В крупных организациях может быть ситуация, когда отдельные департаменты имеют собственные канцелярии и свою регистрацию. В более простом случае только одно подразделение считается «канцелярией», и сотрудник-регистратор должен быть именно в нем. Если у вас два и более сотрудника-регистратора, вы можете разделить их работу: один может заниматься только Входящими, другой — Исходящими, а третией — внутренними документами (приказами, служебными записками и т.п.).

    Читать еще:  Как учитываются расходы будущих периодов

    Важно: если вы создадите двух сотрудников с ролью «Сотрудник канцелярии» в одном подразделении, они будут видеть одинаковые папки Входящие, Исходящие, Служебные. Обычно это правильный подход, т.к.в отстуствии одного другой регистратор может просмотреть созданные документы, ответить на вопросы и вести единую регистрацию документов.

    Регистрация документов

    Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

    Документы подлежат регистрации с целью: К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

    • Регистрационный номер;
    • Дата поступления/отправки документа;
    • Вид документа;
    • Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
    • Тема/содержание письма;
    • Исполнитель.

    Допускается наличие дополнительных граф, например:

    • В дело №;
    • Способ доставки письма или пр.;
    • Количество страниц;
    • Резолюция;
    • Отметка об исполнении;
    • Кем подписано;
    • Примечание и т.п.

    Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу.

    Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:

    • 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
    • 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
    • 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.

    К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр.

    Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

    Процесс регистрации документов в рассматриваемой нами программе 1С предусматривает прохождение документом трех этапов: сначала документ заносится в базу, затем он рассматривается уполномоченным на то лицом, и в заключении – документ передается на исполнение. Вся информация о входящих документах отображается в соответствующем журнале. Там же с ними можно произвести все необходимые действия.

    Исходящие документы создаются двумя способами: инициативно, ответом на входящий документ, или решение 1С самостоятельно проставляет входящему документу статус «Отправлен ответ». То есть в 1С:Документообороте входящая/исходящая документация составляется в цепочки для удобства дальнейшей работы с ней, но, так же как и внутренние, исходящие документы отдельно отображаются в соответствующем журнале.

    Делопроизводитель фирмы регистрирует документ (присваивает ему регистрационный номер), после того или перед тем как исходящий документ пройдет этап согласования и будет утвержден.

    голоса
    Рейтинг статьи
  • Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector