Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция

Восстановление кадрового делопроизводства

Правильное ведение кадрового учета предусматривает содержание кадровой документации в полном порядке. Но иногда возникают ситуации, когда обнаруживается, что не все документы по кадрам соответствуют требованиям трудового законодательства. Чаще всего встречаются многочисленные нарушения по оформлению трудовых договоров, локальные нормативные акты составляются с серьёзными отклонениями, имеются недочёты при заполнении и ведении личной кадровой документации. Именно в таких случаях требуется обязательное восстановление кадрового делопроизводства, в процессе которого все кадровые документы приводятся в соответствие с действующим российским законодательством и учредительными документами, а недостающая документация по кадрам составляется заново.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

  1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
  2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
  3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий

Составляется в зависимости от степени запущенности кадрового учета. Именно поэтому нет какого-то одинакового алгоритма действий, так как могут быть проблемы с электронной базой, отсутствовать бумажные документы и т.д. В первую очередь нужно выяснить:

  • Для чего необходимо восстановление, причины, которые привели к появлению проблемы.
  • В каком режиме работает компания, какой установлен внутренний распорядок, выяснить систему оплаты работников предприятия.
  • Анализируется наличие документов и выполняется их сверка с реестрами баз данных, естественно, если они есть в наличии.

Следующий шаг — составление таблицы. В ней указываются фамилии всех работников предприятия и напротив каждого отмечаются документы, которые на него есть. Учитывайте, что на каждого работающего должен быть оформлен трудовой договор и книжка, карточка Т2 и приказы о приеме/увольнении, его перемещениях и т.д. Отсутствующие документы необходимо восстановить.

Читать еще:  Какая должность считается вакантной?

После ответа на все вопросы и составления таблицы необходимо приступить к восстановлению документов.

Методика восстановления кадрового делопроизводства

Основная проблема кадрового учета — необходимость оформлять большое количество документов с учетом множества нюансов. Нередко в организациях получается так, что кадровый учет практически не ведется и не все кадровые процедуры оформляются.

В связи с этим возникает необходимость восстанавливать кадровую документацию. И происходит это чаще всего тогда, когда «внезапно обнаруживаются» проверки инспекции труда либо работники обращаются в суд.

И когда по каким-либо причинам поставлена задача восстановить кадровые документы, как показывает практика, кадровые работники не всегда подходят к ее выполнению системно. Получается некая «мозаичность», когда не понятно, за что взяться в первую очередь, какие документы важны, какие направления приоритетны. Поэтому чтобы упростить задачу, предлагаем рекомендации по восстановлению кадровых документов и приведению в порядок кадрового делопроизводства (далее — КДП).

ПРИНЦИПЫ ВОССТАНОВЛЕНИЯ КДП

Главный принцип любой работы — системность. Если работа идет по заранее продуманному пошаговому плану, будет допущено гораздо меньше ошибок, нежели если вести работу хаотично.

Восстановление кадровой документации — это проектная работа. И, как в любом проекте, в самом начале важно определить все его составляющие: цель, объем работ, план работы, участников процесса, сроки, бюджет и т. д. Регламент работы по восстановлению кадровых документов лучше закрепить (хотя бы кратко) приказом по организации, в котором указать все моменты, значимые для успешного результата.

Необходимо предусмотреть участие всех лиц, чье мнение может и/или должно быть учтено в процессе работы. В первую очередь нужно определить лицо, которое будет контролировать и принимать работу по восстановлению КДП. Это может быть руководитель организации или отдела, непосредственный руководитель либо, возможно, другое контактное лицо.

Также необходимо определить лиц, которые будут непосредственно принимать участие в процессе восстановления документов. Это специалисты или отделы, которым обычно передаются кадровые документы, которые участвуют в их оформлении, а также те, кто может предоставить необходимую информацию (прежде всего бухгалтерия, отдел охраны труда, руководители структурных подразделений, секретарь и др.). В приказе для них следует закрепить:

Читать еще:  Прочие оборотные активы включают в себя

• обязанность и порядок предоставления информации и документов для восстановления КДП;

• обязанность проверять проекты документов на соответствие законодательству и требованиям организации.

Важно установить лицо, которое непосредственно будет проводить работу по восстановлению документации, оформлять документы, подписывать их у работников и руководства. Если таких исполнителей несколько, надо четко распределить между ними обязанности и направления работы.

Необходимо определить объем работы: восстанавливаются кадровые документы по всем направлениям или предстоит работа по восстановлению только их части (в отдельном структурном подразделении либо только документы по отдельному направлению, например, по учету рабочего времени).

Также важно определить перечень видов восстанавливаемых документов (приказы, договоры; см. приложение)), критерии качества восстановленных документов (например, по каким образцам восстанавливать).

Определить сроки работы по проекту не менее важно. В противном случае процесс может затянуться или его не удастся довести до конца. При расчете сроков следует принять во внимание объем работы: количество документов, время, необходимое для их оформления с учетом прохождения процесса согласования и подписания, время для ознакомления работников, а также учесть занятость работника-исполнителя этой задачи (возможно, восстановлением документов он занимается в дополнение к выполнению основных обязанностей), и другие нюансы.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Определить направления

Для начала следует определить, по каким основным направлениям должно вестись делопроизводство при оформлении трудовых отношений в организации. Чаще всего это:

• прием на работу, в т. ч. заключение трудового договора с разными категориями работников (руководитель организации, лица с семейными обязанностями, несовершеннолетние, иностранцы, инвалиды, водители и др.);

• переводы и изменения условий трудового договора;

• совмещение и совместительство;

• учет рабочего времени (суммированный учет, неполное и сокращенное рабочее время и др.);

• работа за пределами рабочего времени;

• различные виды отпусков;

• оплата труда и премирование;

• материальная и дисциплинарная ответственность;

• оформление увольнения по разным основаниям, восстановление на работе;

• отдельные направления работы отдела кадров, которые непосредственно связаны с кадровым учетом (локальные нормативные акты (ЛНА), персональные данные, профессиональные стандарты, квотирование, воинский учет, работа с профсоюзами, охрана труда, передача документов в архив и др.).

Читать еще:  Подборка схем позволяющих сэкономить ЕНВД

Определив направления работы, надо составить перечни документов, необходимых для каждого направления, пошаговые инструкции-алгоритмы для каждой кадровой процедуры, разработать шаблоны документов, которые будут использоваться для восстановления.

Например, определить, какой комплект документов необходим для приема на работу, в какие сроки и в каком порядке должны оформляться соответствующие документы, есть ли для них установленные формы, надо ли ознакамливать работников и т. д.

Восстановление кадрового учета: предоставление услуги

Процесс восстановления кадрового учета имеет определенный алгоритм, по которому действует наша команда:

Сразу проводится предварительный анализ текущего состояния дел. Работники обсуждают выявленные проблемы с руководством организации. Только после окончательного согласования сотрудники компании приступают к выполнению обязанностей. По завершению заказчику предоставляется подробный отчет о проделанной работе, полученных результатах.

Кроме соответствия действующему законодательству, подготовленные профессионалами документы отличаются полнотой данных, отсутствием недоработок. Что исключает необходимость создания дополнительных актов. Из-за неграмотного делопроизводства вносить изменения иногда приходится по несколько раз. В последствии на принятие несложных решений уходят недели. С командой профессионалов ООО «Бухгалтерские технологии» устранение проблем займет один-два дня без лишних встреч и материальных затрат.

Заключение

В статье мы рассказали про кадровое производство с нуля, дали пошаговое руководство для самостоятельного ведения бизнеса и предостерегли от трудностей, которые могут возникнуть. Если вы переживаете за качество отдела кадров и его правильную работу или не хотите оплачивать штатную единицу – кадровика, рекомендуем обратиться за услугами в «Business-result group»

Сколько стоит восстановление бухучёта?

Стандартного тарифа на такие услуги нет: расценки могут варьироваться от нескольких тысяч до нескольких миллионов рублей, потому что каждый случай индивидуален.

Факторы, которые влияют на цену:

  1. Длительность периода для восстановления. Чем он дольше, тем дороже.
  2. Объём работы: количество документов, контрагентов, номенклатурных позиций, численность сотрудников и т.п.
  3. Срочность. Цена будет выше, если вам нужно как можно скорее восстановить учёт, потому что на носу налоговая или аудиторская проверка.
  4. Налоговый режим. На ОСНО восстанавливать учёт дороже всего.
  5. Сложные и нестандартные операции: внешнеэкономическая деятельность, займы, взаимозачёты и т.п. Любой из этих факторов повышает стоимость.
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector