Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Компенсации сотрудникам за использование личного имущества

Как использовать имущество сотрудника в работе

Очевидно, что просто так возместить расходы сотруднику и учесть их в налоге УСН организация не может. Подтвердить и обосновать использование личного имущества сотрудника для включения в расходы нужно документами. Рассмотрим основные моменты, которые нужно учесть, когда имеешь дело с контролёрами.

Всего есть два способа оформления имущественных взаимоотношений с работником: аренда и компенсация.

Компенсация за компьютер и интернет удаленному работнику

Если удаленный сотрудник использует в работе личное имущество — компьютер, принтер или сканер — ему положена денежная компенсация за естественный износ оборудования. Рассказываем, как руководителю рассчитать и оформить компенсацию, облагается ли она НДФЛ и взносами, и какой штраф заплатит работодатель за невыплату компенсации.

Какие расходы подлежат компенсации

Если работодатель переводит работников на удаленку, он обязан обеспечить их необходимым оборудованием, программным обеспечением и расходными материалами или возместить расходы на их покупку. В законе отсутствует конкретный перечень расходов, но существующая формулировка означает: работника необходимо обеспечить всем, что нужно для исполнения трудовых обязанностей. Исходя из трудовых функций сотрудника, работодатель самостоятельно определяет необходимый перечень.

Например, удаленному менеджеру по закупкам нужен компьютер с доступом в интернет. Если менеджер работает на домашнем компьютере — руководитель обязан возместить ему амортизацию личного оборудования, расходы на электроэнергию и связь.

Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:

  • амортизацию личного компьютера, принтера, роутера, сканера;
  • расходы на сотовую связь, интернет и электроэнергию;
  • оплату за канцтовары и расходные материалы, например, за бумагу, файлы, скоросшиватели и картридж;
  • настройку программного обеспечения;
  • расходы на ремонт оборудования при его поломке.

Работодатель компенсирует удаленному сотруднику только те расходы, которые они согласовали. Например, удаленный менеджер должен вести клиентскую базу и первичную документацию в электронном формате. Однако менеджер самостоятельно решил распечатывать и хранить бумажные документы. Для этого он самовольно купил принтер, поэтому расходы на покупку принтера и амортизацию оборудования работодатель может не оплачивать.

Как рассчитать компенсацию за использование личного имущества

Трудовой кодекс не регламентирует, как рассчитывать компенсацию за использование личного имущества. В каждом конкретном случае работодателю придется самостоятельно определять размер возмещения и договариваться с сотрудником о сумме. Обычно используют один из приведенных ниже способов расчета компенсации.

Способ № 1. Рассчитать размер амортизации за месяц. Для удаленных работников амортизацию рассчитывают так же, как амортизацию офисного оборудования.

Офисная техника входит в группу оборудования со сроком полезного использования от двух до трех лет. Поэтому для расчета компенсации можно взять срок полезного использования от 24 до 36 месяцев.

Пример

Удаленный менеджер по продажам использует в работе личный ноутбук и принтер. Средняя стоимость ноутбука аналогичной модели — 50 000 ₽, стоимость лазерного принтера — 17 000 ₽. Компьютер и принтер относятся ко второй амортизационной группе, поэтому руководитель и менеджер договорились установить срок полезного использования — 36 месяцев.

Сначала необходимо рассчитать размер ежемесячной амортизации:

  • 50 000 ₽ ÷ 36 мес. = 1389 ₽ на ноутбук
  • 17 000 ₽ ÷ 36 мес. = 472 ₽ на принтер

Если бы менеджер работал на оборудовании весь календарный месяц, он бы получил компенсацию:

1389 + 472 = 1861 ₽

Однако менеджер использует ноутбук для работы только в рабочие дни, поэтому сумму компенсации следует скорректировать. По производственному календарю в апреле 2021 года — 22 рабочих дня. Рассчитаем размер компенсации с учетом рабочего времени:

  • 1389 ÷ 30 × 22 = 1018,6 ₽ за ноутбук
  • 472 ÷ 30 × 22 = 346,13 ₽ за принтер

Эти суммы можно еще скорректировать, если учесть почасовую амортизацию оборудования — компенсировать износ личного оборудования только за рабочие часы. Это немного усложняет расчет, но дает самые точные суммы.

В апреле 2021 года при 40-часовой рабочей неделе норма составила 175 часов, поэтому доля рабочего времени составляет:

175 часов ÷ (30 календарных дней × 24 часа) = 0,24

Почасовая компенсация менеджеру составляет:

  • 1389 ₽ × 0,24 = 333,36 ₽ за ноутбук
  • 472 ₽ × 0,24 = 113,28 ₽ за принтер

Способ №2. Проще установить фиксированную сумму. Этот вариант лучше подходит для компании, в которой работает много удаленных сотрудников. Чтобы не высчитывать компенсацию для каждого, руководитель устанавливает определенный размер компенсации в месяц. Например, 900 ₽ — за работу на личном компьютере и 200 ₽ — за пользование принтером.

Если человек трудился на удаленке не весь месяц, тогда придется пересчитать размер компенсации в зависимости от количества отработанных дней.

Бухгалтер работает удаленно и получает компенсацию за использование личного компьютера — 900 ₽ за полный месяц. В апреле бухгалтер заболела, поэтому отработала только 15 рабочих дней.

За апрель бухгалтеру начислят компенсацию:

900 ₽ ÷ 22 рабочих дней в апреле × 15 фактически отработанных дней = 613,64 ₽

Важно: согласованный размер компенсации работодатель выплачивает до тех пор, пока сотрудник использует в работе личное имущество.

Как компенсировать другие расходы

Оплата интернета. Самый простой способ рассчитать компенсацию — разделить абонплату на количество отработанных дней. Например, стоимость услуг провайдера составляет 500 ₽ в месяц. В апреле 2021 года удаленный сотрудник отработал 22 дня. Размер компенсации рассчитывают так:

500 ₽ ÷ 30 календарных дня × 22 рабочих дня = 367 ₽ получит сотрудник за апрель 2021 года.

Возмещение за канцтовары. Работодатель компенсирует полную сумму расходов при условии, что есть подтверждающие документы, например, товарный и кассовый чек или товарная накладная и счет на оплату. Такие расходы организация может списать как прочие.

Читать еще:  Справка о неиспользовании льготного отпуска образец документа

Чтобы у налоговиков не возникало сомнений по поводу правомерности расходов, желательно, чтобы дата покупки совпадала с текущим месяцем.

Компенсация электроэнергии. Сумма компенсации на электроэнергию рассчитывается аналогично оплате интернета — по количеству отработанных дней.

Важно: работодатель компенсирует только фактические расходы. Если сотрудник получил квитанцию на оплату электроэнергии, но не оплатил ее — компенсировать нечего.

Компенсация затрат на оплату услуг по ремонту имущества. Если у работника сломался личный компьютер, который он использует для работы, — работодатель полностью возмещает расходы на ремонт. Или организация может выделить собственного специалиста для ремонта, если ей так выгоднее — в этом случае компенсировать расходы не нужно.

Если сотрудник оплатил ремонт, он предоставляет руководителю оплаченный счет, чеки и другие платежные документы. Они и являются основанием для компенсации.

Если работодатель не выплачивает компенсацию, и сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд — работодателя оштрафуют на сумму до 50 000 ₽. Помимо штрафа, ему придется выплатить компенсацию за все время задержки.

Как оформить компенсацию расходов

Порядок, сроки и размеры компенсации прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. В документе нужно указать:

  • наименование организации-работодателя и ФИО работника;
  • перечень используемого имущества — компьютер, сканер, принтер — и его технические характеристики;
  • порядок расчета компенсации — в твердой сумме или за фактическое рабочее время;
  • порядок выплаты.

Образец доп соглашения к трудовому договору о правилах выплаты компенсации
Соглашение составляют в двух экземплярах: один экземпляр хранится у работодателя, другой — у сотрудника.

На основании подписанного допсоглашения руководитель издает приказ.

Образец приказа о выплате компенсации работнику

Надо ли начислять НДФЛ и взносы на компенсацию

Денежная компенсация за использование личного имущества не входит в систему оплаты труда и не несет работнику экономической выгоды. Поэтому она не облагается подоходным налогом и страховыми взносами. Компенсацию расходов также не включают в доход сотрудника при расчете алиментов. Конституционный суд указал, что алименты можно удерживать только с реальных доходов.

Однако у налоговиков могут возникнуть сомнения, что выплаченные суммы действительно компенсация удаленному сотруднику. Поэтому необходимо соблюсти три условия:

  • размер компенсации необходимо прописать в трудовом договоре;
  • компенсировать можно только расходы, которые сотрудник несет для исполнения трудовых обязанностей;
  • подтверждающие документы — чеки на покупку материалов, квитанции об оплате электроэнергии, услуг по ремонту оборудования и прочее.

Важно: если нет подтверждающих документов или сотруднику выплатили больше, чем указано в трудовом договоре — безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Сравнение вариантов оформления используемого имущества работника

Существует несколько разных методов использования предметов, являющихся собственностью отдельно взятого работника (см. Таблицу 1).

Таблица 1. Варианты оформления имущества работника

В этом случае с документальной точки зрения отношения оформляются в виде дополнительного соглашения к трудовому соглашению. Обязательным элементом становится составление акта, по которому имущество подлежит передаче и приему. Кроме того, каждый месяц формируется акт, указывающий на величину выплаты.

На начальной стадии потребуется определить, какова стоимость предмета, который будет использован для выполнения трудовых функций. Рассматриваемая разновидность сумм не предполагает использование страховых взносов и налогов. Помимо прочего, предусматривается необходимость нести дополнительные расходы. К примеру, они могут связываться с проведением ремонтных работ.

Только после изучения приведенных положительных и отрицательных моментов нужно делать вывод о том, какая из разновидностей соглашений будет выгодна для гражданина.

Оформление компенсации

Чтобы выплатить сотруднику компенсацию, прежде всего необходимо оформить ряд документов.

Соглашение между работодателем и работником

Так как основанием для выплаты компенсации за использование личного имущества работника является соглашение между ним и работодателем, рассмотрим, как правильно его оформить.

Данный документ составляют в произвольной форме, но есть некоторые правила, которым необходимо следовать. В частности, соглашение об использовании имущества должно соотноситься с трудовым договором сотрудника, так как это важно для целей налогообложения. Ведь эксплуатация имущества работника в любом случае осуществляется в производственных целях, а выплата компенсации — в рамках трудового договора. Соглашение может быть частью трудового договора или являться приложением к нему.

В соглашении указывают:

  • наименование личного имущества сотрудника, используемого в интересах работодателя, сведения о нем (описание, технические характеристики, идентификационные признаки, такие как марка, серийный номер и т.п., состояние на момент заключения соглашения, право на владение имуществом);
  • порядок и сроки использования личного имущества сотрудника;
  • условия его обслуживания (ремонт, приобретение и замена расходных материалов);
  • размер компенсации (в фиксированной или переменной сумме), порядок и сроки ее выплаты, алгоритм расчета;
  • порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя.

Доказывать ли право собственности?

Право работника на владение имуществом, используемым в интересах работодателя, не всегда может быть подтверждено документально. Особенно это касается инвентаря и мелкого оборудования. Однако если в соглашении с работодателем сотрудник поименован как владелец имущества, эксплуатируемого в производственных целях, это дает ему право на получение компенсации даже при отсутствии соответствующих документов.

Установление размера компенсации. Размер компенсации может быть определен в фиксированной сумме или процентах от выручки, полученной в результате использования имущества. Однако чаще всего сумму компенсации рассчитывают исходя из его стоимости, величины износа, предполагаемого срока использования и количества рабочих дней, в которые имущество фактически применялось. Таким образом, работодатель имеет возможность сэкономить: ему не придется платить за дни, когда имущество не применяется в производственных целях. Следует отметить, что и представители Минфина России в письме от 03.12.2009 № 03–04–06–02/87 поддерживают данный вариант расчета компенсации. В этом документе указано, что сумма компенсации, выплаченной за нерабочее время (время нахождения в очередном отпуске или на больничном), не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы. В этом случае сумма компенсации за разные календарные месяцы может отличаться.

Читать еще:  Справка об инвалидности 2 группы образец

Рассмотрим на примере, как составить соглашение с работником о выплате компенсации.

Пример 1.

Портниха Л.Д. Блик устроилась на работу в ООО «Солнечный зайчик» (ателье) 1 марта 2010 года. Работодатель предложил ей поработать на собственной швейной машине с 1 марта 2010 года по 28 февраля 2011 года. Работница согласилась при условии выплаты компенсации. Работодатель готов выплачивать компенсацию за каждый день фактической эксплуатации швейной машины. Согласно представленному чеку ее покупная стоимость составила 11 500 руб., расходы на доставку в швейный цех работодателя — 750 руб. Необходимо рассчитать экономически обоснованный размер компенсации и составить дополнительное соглашение, если известно, что швейная машина куплена недавно (три месяца назад). Как это сделать?

Решение.

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, швейные машины относятся к третьей группе со сроком полезного использования от 3 до 5 лет. Л.Д. Блик согласилась, что срок полезного использования ее швейной машины составляет 3 года. Таким образом, в течение календарного года швейная машина утратит 33% своей первоначальной стоимости (100% : 3 года), что составит 3832 руб. Именно эту сумму в течение срока действия соглашения должен выплатить сотруднице работодатель. В период с 1 марта 2010 года по 28 февраля 2011 года по графику у работницы 249 рабочих дней. Следовательно, размер компенсации за один рабочий день составит 15 руб. (3832 руб. : 249 раб. дн.).

Образец соглашения

Должностная инструкция

Важным условием для получения работником компенсации является необходимость использования каких-либо технических средств при исполнении трудовых обязанностей. Об этом следует сделать запись в должностной инструкции. Кроме того, в трудовом договоре должно быть записано, что работодатель обязуется обеспечить работника необходимым оборудованием и материалами. В противном случае выплата работнику за использование его личного имущества не будет рассматриваться как компенсационная. Рассмотрим на примере, какую запись желательно сделать в должностной инструкции сотрудника, чтобы тот мог претендовать на получение компенсации.

Личное имущество использует другой работник

Нередки ситуации, когда личное имущество сотрудника эксплуатируют другие работники организации. Это допустимо, однако нарушаются принципы, изложенные в статье 188 ТК РФ, согласно которым выплачивается компенсация за персональное использование работником личного имущества в интересах работодателя. Если производственная необходимость требует применения личного имущества работника другими работниками, целесообразно заключить договор аренды имущества. Тогда исчезают препятствия для начисления платы за пользование имуществом работника в его нерабочее время.

Пример 2.

Прораб О.Л. Дерюгин трудится в ООО «Золотой мастерок». Он координирует работу строительных бригад, осуществляет контроль производственно-хозяйственной деятельности участка. Кроме всего прочего, он постоянно должен находиться на связи с вышестоящим руководством, иметь возможность координировать работу смежников и грузового транспорта. Так как стационарного телефона на строительном участке нет, прораб использует мобильный. Что должно быть написано в должностной инструкции работника, чтобы он мог получать компенсацию за использование личного сотового телефона?

Решение.

Примерные формулировки, зафиксированные в должностной инструкции прораба даны ниже.

Фрагмент должностной инструкции

Можно оформить и дополнительные документы. Так, в частности, специалисты Минфина России в свое время выпустили письмо от 23.05.2005 № 03–03–01–04/1/275, в котором рекомендовали составлять перечень должностей, утвержденный руководителем организации, на которых использование мобильной связи является производственной необходимостью. Из данного письма можно сделать вывод, что подобные перечни желательно оформлять, если речь идет и о другом оборудовании.

Акт об использовании имущества

Если компенсация выплачивается работнику за каждый день фактического использования имущества, в конце месяца нужно составить акт, в котором будет зафиксировано количество дней и рассчитан размер компенсации в данном месяце. Помимо того, что количество рабочих дней каждого месяца года обычно различается, сотрудник может уехать в командировку, заболеть или пойти в отпуск. В этом случае его имущество не будет фактически применяться.

Акт составляется в произвольной форме и подписывается руководителем и работником. Рассмотрим на примере, как правильно составить этот документ.

Пример 3.

Воспользуемся данными примера 1. В марте 2010 года Л.Д. Блик должна была отработать 18 рабочих дней. Однако она была на больничном 5 дней и 2 дня находилась в отпуске без сохранения заработной платы. В каком размере Л.Д. Блик получит компенсацию за этот месяц и как будет выглядеть акт?

Решение.

Так как швейная машинка эксплуатировалась портнихой в марте только 11 дней (18 дн. — 5 дн. — 2 дн.), Л.Д. Блик получит за этот месяц компенсацию в размере 165 руб. (15 руб. × 11 дн.), а также возмещение расходов на доставку швейной машинки в ателье в сумме 750 руб., всего 915 руб. Акт об использовании личного имущества за март 2010 года составлен так, как показано ниже.

Образец акта

Приказ о выплате компенсации

На основании соглашения между работодателем и работником об использовании личного имущества последнего при выполнении трудовых функций, а также акта, в котором определяется размер ежемесячной компенсации, руководителем издается приказ о выплате компенсации. Документ составляется в произвольной форме и может выглядеть так.

Надо ли нотариально заверять копии документов на машину?

Для получения денег за эксплуатацию автомобиля сотруднику необходимо отдать бухгалтеру скрепленную подписью нотариуса копию технического паспорта легковой машины.

Если сотрудник попадает в дорожно-транспортную аварию на своем автомобиле во время исполнения трудовых обязанностей и приобретает травму, будет ли это несчастный случай на работе?

Читать еще:  Алименты с иностранного гражданина как взыскать правильно

Да, это происшествие признается несчастным случаем на производстве, по которому должны провести расследование.

Не редко встречаются ситуации, когда работодатель просто-напросто забывает выдавать сотруднику компенсацию за эксплуатацию его имущества, ссылаясь на высокую оплату труда. Но зарплата – это одно, а использование личных вещей в рабочих целях совершенно другое. Поэтому прежде чем дать добро на эксплуатацию своей собственности, подумайте, а стоит ли овчинка выделки?

Актуальность статьи: 20.04.2013 18:20:48

02. Компенсация за использование личного транспорта

2.1 Чем регулируется

  • Статья 188 ТК РФ;
  • ст. 264 НК РФ,
  • Нормы компенсаций (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92)
  • Письмо ФНС от 13.11.2018 N БС-3-11/8304.

2.2 Как оформить

Компенсация-это не заработная плата, а отдельный вид выплат, который устанавливается приказом по предприятию. Порядок оформления и работы может быть таким:

  1. Разрабатываем Положение об использовании личного автомобиля в служебных целях — порядок, нормы,
  2. Вносим Изменения в трудовой договор,
  3. Устанавливаем Приказом размер компенсации конкретному сотруднику или списку лиц.
  4. Каждую служебную поездку оформляем Путевым листом, либо записью в специальном журнале,
  5. Все расходы на содержание автомобиля (покупка топлива, масла, посещение СТО) подтверждаем документально и вместе с Заявлением сдаем в бухгалтерию,
  6. Бухгалтер проверяет документы и осуществляет выплату. Работодатель вправе отказать сотруднику в компенсационных выплатах, если они осуществлялись не для служебных целей.

2.3. НДФЛ и страховые взносы с компенсации на авто

Компенсация на использование личного авто в служебных целях не облагаются:

  • НДФЛ в пределах сумм, установленных Соглашением сторон трудового договора (ст. 217 НК РФ),
  • Страховыми взносами в пределах сумм, определяемых Соглашением (ст. 422 НК РФ)

2.4 Налог на прибыль

При расчёте налога на прибыль сумму компенсации включаем в прочие расходы, тем самым уменьшая налогооблагаемую базу в пределах норм (ст. 264 НК РФ).

Нормы компенсации зависят от объема двигателя:

  1. 1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
  2. 1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

С оставшейся суммы компенсации придется заплатить налог на прибыль.

Все расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Использование транспортного средства должно быть связано с исполнение трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер работы, служебные цели). Если вы выплатили компенсацию за использование личного автомобиля, но при этом:

  • Автомобиль не использовался или использовался не в служебных целях (нет подтверждающих документов);
  • Сотрудник находился в отпуске или болел;
  • У вас нет подтверждающих документов.

— то будьте готовы заплатить с этой суммы НДФЛ, страховые взносы и включить эту сумму в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Пример: Как правильно списать на расходы компенсацию (в пределах нормы)

Сотрудник ООО «Ромашка» Иванов А.А. использует в служебных целях автомобиль Лада Веста с объемом двигателя 1800 куб. м. 30 ноября ему была выплачена компенсация в сумме 3000 руб. Установленная норма согласно Соглашению сторон — 1200 руб. в месяц . На ноябрь 2020 года приходится 20 рабочих дней. Фактически сотрудник отработал только 15 дней. На расходы бухгалтер отнесет 900 руб. (1200 руб. : 20 дн. × 15).С остальной суммы придется начислить налоги (НДФЛ и страховые взносы, налог на прибыль или налог при УСН).

2.5 Транспортный налог

При выплате компенсации за использование личного авто в служебных целях транспортный налог организации оплачивать не требуется. Плательщиком транспортного налога является лицо, на которое зарегистрировано транспортное средство (ст. 357 НК РФ). Зарегистрировать транспортное средство может его собственник (п. 20 Правил, утвержденных приказом МВД России от 24 ноября 2008 г. № 1001, п. 4 Методических рекомендаций, утвержденных приказом МНС России от 9 апреля 2003 г. № БГ-3-21/177). Соответственно, платить транспортный налог обязан сотрудник, являющийся собственником автомобиля. Однако, если организация решит возместить транспортный налог или оплатить его за сотрудника, то это будет являться его доходом, с которого необходимо удержать НДФЛ.

Облагается ли налогами возмещение за использование личного ТС

По особым правилам осуществляется налогообложение компенсации за использование личного автомобиля для рабочих целей. Эти суммы учитываются в составе расходов по налогу на прибыль (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина № 03-03-06/1/326 от 28.06.2012). Размер такого возмещения ограничен (п. 1 ПП РФ № 92 от 08.02.2002).

В эти нормативы включены расходы на эксплуатацию — износ, ГСМ, ремонт. Все, что работодатель компенсирует свыше установленных норм, не включается в расходы для целей прибыльного налогообложения (Письмо Минфина № 03-03-06/1/18366 от 23.03.2018).

Все расходы надлежит экономически обосновать и документально подтвердить (ст. 252 НК РФ). Документальным обоснованием является трудовой договор или дополнительное соглашение с сотрудником, его должностные инструкции. Налоговики требуют и документы, подтверждающие права собственности сотрудника на авто (Письмо ФНС № БС-3-11/ [email protected] от 13.11.2018).

Учитывается для налогообложения и компенсация за использование личного транспорта при УСН (упрощенной системе налогообложения). Налогоплательщики вправе уменьшить доходы на сумму возмещения, фактически выплаченного сотруднику за использование личного транспорта для рабочих поездок (пп. 12 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Такие расходы принимают по правилам ст. 264 НК РФ — с учетом нормативов из ПП РФ № 92 (Письмо Минфина № 03-11-11/1198 от 15.01.2020). Все, что выше нормативов, налогоплательщики на УСН не признают расходами для целей налогообложения. Такие затраты необходимо экономически обосновать и подтвердить сопроводительными документами.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector