Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Компенсация использования личного транспорта в служебных целях

Порядок расчета и выплаты компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

Когда предприятие не располагает средствами для предоставления сотрудникам арендованных или приобретенных служебных автомобилей, для совершения рабочих поездок они вынуждены использовать личный транспорт. В этих условиях организации обязаны ежемесячно компенсировать все затраты, понесенные трудящимися в ходе эксплуатации личных машин в служебных целях.

  1. Когда сотруднику положена компенсация за использование личного автомобиля
  2. Основания для выплаты компенсации
  3. Правила оформления компенсации
  4. Какие расходы подлежат возмещению
  5. Порядок расчета и размер выплаты
  6. Пример расчета
  7. Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации

Как правильно оформить компенсации за использование личного автомобиля сотрудника

Если организация стремится к соблюдению всех норм закона, отношения с работником, который будет использовать личный транспорт по службе, необходимо правильно оформлять. Все должно быть правильно оформлено в соответствии с бухгалтерским и налоговым учетом.

Есть три основных способа закрепить в виде договора использование автотранспорта сотрудника:

  1. Эксплуатация личного автомобиля работника в служебных целях подразумевается его трудовым договором с организацией. Это прямо прописывается как один из пунктов договора.
  2. Можно составить отдельный договор — на аренду организацией автомобиля работника.
  3. Если личный транспорт работника не используется в служебных целях постоянно, а нужен на один-два раза, правильнее всего составить договор на разовое оказание услуг по перевозке.

Фото: pixabay.com

Как установить и рассчитать компенсацию за автомобиль сотруднику

Порядок установления компенсации за личный автомобиль сотруднику предусматривают определенное документальное оформление этого аспекта взаимоотношений сторон трудового договора. В частности, обязанность работника использовать какое-либо своё личное имущество должна быть в обязательном порядке отражена в положениях трудового договора или дополнительного соглашения к нему. Потребовать от работодателя компенсации за использование личного автомобиля сотрудник не может, если таковые взаимоотношения не оговорены.

Порядок действий таков:

Оформление факта использования автомобиля, с отражением его в трудовом договоре или в дополнительном соглашении.

  • Написание работодателем приказа о назначении и порядке назначения компенсации за использование автомобиля в служебных целях.
  • Установление иных дополнительных нормативов об использовании личного автомобиля. В частности, на предприятии для упрощения документооборота могут быть приняты общие локальные нормативные акты, регламентирующие применение сотрудниками их личного имущества в рабочих целях.
  • В целом, законодательство однозначно ограничивает размеры прямых компенсационных выплат работнику за использование автотранспорта на работе. Так, максимальный размер таких выплат может составлять 1500 рублей для автотранспорта с объемом двигателя свыше 2000 кубических сантиметров, 1200 рублей — для автомобилей с меньшим объемом двигателя, и 600 рублей — за мотоциклы и схожие с ними транспортные средства.

    Следует отметить, что ремонт автомобиля, его техническое обслуживание, а также расходы сотрудника на топливо не входят в данные нормы и оплачиваются отдельно. Однако работодателю следует предусмотреть механизм учета и взаимозачета затрат работника, чтобы все связанные с налогообложением и выплатой компенсаций процедуры имели документальное подтверждение при проведении проверок контролирующими органами.

    Формы оплаты

    Критерии разъездной работы фиксируются работодателем в Положении о разъездном характере труда или соответствующем приказе с перечнем таких работ. Для их выполнения работник может использовать и служебный, и личный транспорт. Применение последнего предполагает какую-то форму оплаты. Существует не менее 4 вариантов.

    • Компенсационный механизм – использование личного автомобиля в служебных целях закрепляется соответствующим соглашением или трудовым или коллективным договором. Как правило, такое соглашение предполагает компенсацию за износ машины и возмещение расходов. Обычно компенсация оформляется как определенная сумма за месяц. Если какое-то время работник не использует авто – находится в отпуске, на больничном, то за этот период компенсацию не выплачивают. В возмещение входят расходы на бензин, на мойку, на ремонт. Они также могут быть подробно перечислены в трудовом соглашении.
      • Такой вариант очень выгоден наемщику, так как позволяет создавать весьма гибкий график. Кроме того, компенсационные выплаты до определенной величины не облагаются налогом.
      • А вот с точки зрения работника компенсационный механизм далеко не так выгоден, как кажется: очень сложно подсчитать фактические расходы на ремонт и замену деталей. При таком подходе сотрудник практически беззащитен и редко когда может отстоять свои требования в суде.
    • Аренда – в этом случае личный автомобиль работника предприятие берет в аренду без водителя. Сотрудник же пользуется как бы служебным транспортом. Договор аренды позволяет предусмотреть и оформить все возможные компенсационные выплаты, однако имеет и свои недостатки. Например, поездка на автомобиле вне служебного времени легко может расцениваться как использование служебного транспорта в личных целях, если в договоре аренды не указано особо на эту возможность. Кроме того, аренда предполагает выплату НДФЛ с выплат работнику, переоформление страхового полиса и заключение договора аренды.
    • Ссуда – предполагается безвозмездная ссуда машины предприятию. Автомобиль в таком случае также оказывается на балансе предприятия, что облегает учет расходов и снижает налоговую нагрузку. Сотрудник прямого вознаграждения за использование его машины не получает.
    • Договор гражданско-правового характера – такое соглашение является своего рода альтернативной полноценному трудовому договору. Работник выступает исполнителем, а наемщик – заказчиком. В этом случае установленные законом трудовые нормативы не действуют. При этом возможна аренда с водителем, без водителя, оформление подряда, транспортного обслуживания – все что угодно. Но и здесь есть нюанс: сотрудник должен иметь право на такую деятельность, то есть являться субъектом предпринимательства.
    Читать еще:  Как избежать ответственности за неуплату алиментов помощь адвоката

    На практике чаще всего прибегают к первому механизму, так как он наиболее выгоден для работодателя.

    Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях — 2020

    Любая компания вне зависимости от правово-организационной формы обязана осуществить оплату компенсаций за эксплуатацию автотранспорта сотрудника, если он использует его для своевременного выполнения возложенных на него должностных обязанностей.

    Предварительный договор или по факту?

    Оплата компенсации осуществляется на основании заключенного договора между работодателем и сотрудником за фактически понесенные им расходы.

    Чтобы получить компенсацию за использование личного автомобиля сотрудник представляет в бухгалтерию компании документы, в число которых входит:

    • копия технического паспорта автотранспорта, заверенная нотариусом;
    • официальные бумаги, обосновывающие расходы, которые установлены правилами по бухгалтерскому учету. Например, чек на покупку горюче‑смазочных материалов, акт на выполнение текущих ремонтных работ.

    Помимо вышеуказанных документов бухгалтерией ежедневно заполняется путевой лист, в котором ведется учет рабочего времени водителя и пробега автотранспорта, его маршрута согласно указаниям постановления Госкомстата РФ, изданном 28 ноября 1997. Он подтверждает факт эксплуатации сотрудником при исполнении должностных обязанностей собственного автотранспорта. Министерство транспорта Федерации в своем приказе, испущенном под номером 152, установило обязательные сведения, заполняемые в путевом листе.

    Документальное оформление

    Компания, пользующаяся личным автотранспортом сотрудника для выполнения служебных обязанностей, может оформить в качестве:

    • трудового договора с сотрудником, по которому обязуется оплачивать компенсацию за использование автомобиля;
    • договора аренды автомобиля или передачу его в долгосрочное использование;
    • соглашения на оказание транспортных услуг.

    На практике в основном встречаются случаи заключения договора на аренду автотранспорта, который оформляется в письменной форме. По условиям договора арендатор должен поддерживать в надлежащем состоянии арендованный автотранспорт, производя своевременно текущий, капитальный ремонт.

    Арендатор покрывает расходы на:

    • осуществление страхования гражданской ответственности владельца автотранспорта;
    • содержание автотранспорта в ходе его эксплуатации;
    • поддержание в надлежащем состоянии автотранспорта;
    • проведение текущего, капитального ремонта автотранспортного средства;
    • причиненный третьим лицам вред, если он имеет место.

    Данное положение закреплено статьями 644, 646 и 648 Гражданского кодекса Федерации.

    В некоторых компаниях обходятся внутренним приказом руководителя, в соответствии с которым сотруднику осуществляются компенсационные выплаты.

    В нем отмечено, что работодатель обязуется оплачивать:

    • компенсацию за износ автотранспорта, то есть амортизационные расходы, возникшие вследствие его эксплуатации;
    • расходы, связанные непосредственно с эксплуатацией автотранспорта.

    Унифицированной утвержденной законодательными актами формы приказа не существует.

    Выплата: суммы и сроки

    В обязанности ответственного за осуществление учета рабочего времени руководителя входит производство записи в табель отработанных сотрудником дней, когда он использовал личный автомобиль.

    Читать еще:  Пособие ребенку военнослужащего срочной службы

    Компенсации за использование личного автотранспорта устанавливается в размерах:

    • за легковые автомобили выплачивается 400 рублей за каждый отработанный день, но она не должна превышать 8 000 рублей в месяц;
    • за мотоциклы за каждый день отработки составляет 200 рублей, при этом в месяц он не должен превысить 4 000 рублей.

    Начисление компенсационных выплат в бухгалтерском учете заносится в статью счета 73, где записываются прочие операции при работе с персоналом. В нем необходимо записать размер компенсации, который подлежит к выдаче. Выплата компенсации совершается на основании справки, которая оформляется непосредственным руководителем. В ней отражается количество отработанных дней. Она заверяется начальником структурного подразделения, где трудится сотрудник.

    Справка-расчет составляется расчетным бухгалтером компании до 3 числа месяца, который следует за отчетным месяцем. Она подается каждый месяц в занимающее работой с персоналом подразделение для издания приказа о совершение выплаты компенсации. Выплата компенсации за использование личного автотранспорта осуществляется одновременно с выдачей заработной платы по графику компании.

    Командировки и разъезды по служебным делам на личном транспорте требуют расходов на топливо, техобслуживание, амортизацию. Работодатель обязан эти расходы возместить, согласно статьи 188 ТК РФ. Чтобы не было спорных вопросов по поводу компенсации расходов, работник и работодатель долные официально оформить использование личного транспорта в служебных целях.

    Существует несколько способов:

    • составить в трудовом договоре соответствующую запись;
    • составить дополнительное соглашение к трудовому договору;
    • заключить договор-аренды транспортного средства между владельцем авто и компанией, которая нуждается в транспорте;
    • предоставить автомобиль по механизму ссуды;
    • заключить договор гражданско-правового характера.

    Каждый из этих способов имеет свои плюсы и минусы. Надо примерить к собственной ситуации, определить, насколько тот или иной способ наиболее выгоден.

    Фиксированная компенсация

    Это удобный способ взаимоотношений с внесением дополнительной записи к трудовому соглашению. Работодатель должен издать соответствующее распоряжение. И еще составить соглашение о размере компенсации за расходы. Однако существуют нормы таких затрат на основании статьи 264 НК РФ и Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

    Учет расходов таков:

    • 1200 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб. см.;
    • 1500 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя более 2 000 к. см.;
    • 600 руб. в месяц для мотоциклов;
    • без ограничений — для грузового транспорта.

    Плюсом таких взаимоотношений является то, что на фиксированную ежемесячную сумму компенсации НДФЛ не начисляется. Однако не всегда можно уложиться в эти нормативы. Работодатель возмещает расходы по факту. Но если превышен норматив, то на разницу между нормативом и фактической оплатой расходов начисляется НДФЛ.

    К недостаткам можно отнести несколько моментов. Фиксированная компенсация не предполагает, что водитель получит деньги в конце месяца в любом случае, даже если не совершал поездок. И есть некоторый риск: руководитель предприятия может не возместить фактические затраты автовладельца, ограничившись оговоренной фиксированной суммой. И даже в суде будет сложно доказать свою правоту.

    Договор аренды

    К этому методу прибегают чаще всего. Это фактически аренда предприятием личного транспортного средства сотрудника, только без экипажа. Регулируется статьей 643 ГК РФ.

    Плюсы такого решения:

    • уже не действуют нормативы – расходы компенсируются в полном объеме, автомобиль фактически находится на балансе предприятия;
    • страховка на транспортное средство также переоформляется на предприятие.

    Недостатком можно считать тот факт, что если составлять договор на аренду автомобиля, то на все суммы за наем, получаемые работником, начисляется 13 % (тот самый НДФЛ).

    Предоставить автомобиль в виде ссуды

    Такой способ использования личного автомобиля для служебных целей регулируется статьей 689 ГК РФ. Он менее выгоден для работника с личным транспортом. Этот способ предполагает передачу своего личного транспорта предприятию на определенное время — в непосредственное пользование. Причем на безвозмездной основе.

    Читать еще:  Крымских льготников попросили написать заявление на бесплатный проезд

    Плюсы такого решения:

    • предприятие полностью берет на себя ответственность за содержание, ремонт автомобиля, учет ГСМ;
    • упрощает ведение отчётности в вопросах налогообложения;
    • работник не теряет права использовать собственный автомобиль и в личных целях.

    Но в этом случае работнику надо документально закрепить использование собственного автомобиля за собой, чтобы другие сотрудники не могли им пользоваться во время работы. А также право пользоваться автомобилем для личных нужд тоже вне рабочее время.

    Гражданско-правовой договор

    Можно обойтись без полноценного трудоустройства сотрудника с личным транспортом, а просто составить с ним гражданско-правовой договор. В этих отношениях не применяются нормы трудового права. Такой договор может быть обоюдовыгоден.

    Плюсы такого решения:

    • владелец автомобиля сам определяет, в каком виде предоставить транспорт – с экипажем, без него;
    • автовладелец может и сам осуществлять перевозки людей и грузов, если имеет соответствующие права;
      оговаривается время использования транспорта, вплоть до почасового.

    Но составить такой договор с предприятием владелец автотранспорта может лишь в том случае, если является индивидуальным предпринимателем, а не частным лицом.

    Когда сам руководитель – водитель

    Очень часто руководители предприятий используют собственный автомобиль для работы. Сами же на нем и ездят. Если речь идет о такой форме организации, как ООО, в этом случае директор может оформить все документально – в виде аренды, безвозмездной ссуды или фиксированной компенсации.

    На деле часто руководители нарушают законодательство. И если случаются происшествия с участием автомобиля, им приходится объяснять правоохранительным органам, что автомобиль в данное время используется для личного пользования. Чтобы не создавать лишние трудности, стоит оформить документы на использование автомобиля, согласно законодательству.

    Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, он не может отдать транспортное средство в аренду самому себе, так же, как и ссудить. Даже трудоустроить себя, директора, в качестве еще и водителя не получится. Закон разрешает совершать такие сделки только между двумя, как минимум, разными людьми. Чтобы учитывать расходы на собственный автомобиль в целях регулирования налогообложения, индивидуальному предпринимателю придётся поставить автомобиль на баланс предприятия.

    [stextbox shadow=»false»]И еще важный момент.

    Чтобы использование личного транспорта в служебных целях не вызывало лишних вопросов у проверяющих служб, бухгалтер предприятия должен оформлять служебные поездки путевыми листами со штампами о прохождении водителем медицинского осмотра. Это является обязательным как для ИП, так и для других водителей, использующих личный транспорт в служебных целях. Даже руководитель ООО, пользующийся для работы собственным авто, должен сам себе выписывать путевые листы и оформлять рабочие поездки.[/stextbox]

    Использование личного автомобиля предпринимателем или руководителем ООО

    При использовании в служебных целях собственного автотранспортного средства субъектом предпринимательства или руководителем компании целесообразно использовать другие методы оформления. Также обязательно следует помнить, что эти лица также обязаны проходить медосмотры, оформлять путевой лист и сопутствующую документацию, необходимую для служебных поездок.

    Чаще всего оформлением путевого листа пренебрегают, особенно если специфика деятельности ИП или компании не связана с перевозками. Поэтому при возникновении спорных ситуаций как руководитель, так и ИП, могут сослаться на личный характер поездки. Естественно, предоставить доказательства цели поездки для обвинения их в нарушении правил оформления поездки будет очень сложно.

    Руководитель ООО, хоть единоличный, хоть в составе учредительного собрания, может использовать тот же способ оформления использования автомобиля, что и сотрудники. Это обусловлено тем, что он является одновременно и физлицом автовладельцем, и представителем компании.

    Индивидуальный предприниматель не может ни арендовать авто сам у себя, ни сам себе предоставлять транспортные услуги по договору ГПХ. Поэтому все, что он может сделать для упрощения учета расходов и налогов, это зачислить автомобиль на баланс с последующим обслуживанием. Этот же вариант доступен и для руководителя ООО.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector