Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Компенсация расходов сотрудников на мобильную связь

Компенсируем расходы на мобильную связь работникам: как все сделать правильно

Обсудим, как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику.

Общий алгоритм такой.

  1. Прописать возмещение в трудовом договоре.
  2. Заключить соглашение с оператором.
  3. Обработать счета, запросить детализацию.
  4. Рассчитать сумму и провести в бухучете.

Что нужно знать кадровику о компенсации расходов дистанционным работникам

В Трудовом кодексе РФ вопросы компенсации за использование личного имущества сотрудникам на «удаленке» регулируются ст. 312.6 и 312.9.

Одно из важнейших условий выполнения работы дистанционно — использование работником информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе интернета (ст. 312.1 ТК РФ). Без доступа к интернету сотрудник не сможет выполнять свои обязанности и общаться с работодателем.

Дистанционную работу можно оформить:

  1. По соглашению сторон — путем заключения нового или изменения заключенного ранее трудового договора.
  2. По инициативе работодателя — при наличии исключительных случаев, названных в ст. 312.9 ТК РФ.

Порядок оформления компенсационной выплаты

Порядок возмещения затрат на мобильные переговоры зависит от того, кому принадлежит телефонный аппарат и сим-карта — работнику или юридическому лицу, а также от того, кто оплачивает расходы оператору. Рассмотрим два варианта:

  1. Сим-карта оформлена на организацию. Счета от сотового оператора оплачивает компания.
  2. Телефонный номер принадлежит работнику, и он самостоятельно оплачивает понесенные издержки.

В первом случае юридическое лицо заключает с оператором договор на корпоративное обслуживание и оплачивает услуги, а поставщик присылает первичные подтверждающие документы, которые отражаются в бухгалтерском и налоговом учете. Принимаемые затраты на телефонные переговоры учитывают по счетам бухгалтерского учета в составе коммерческих расходов. Закрепленной формы приказа не предусмотрено:

Нередко работодатели устанавливают для сотрудников лимиты на мобильную связь. Эта мера позволяет организации уменьшить свои издержки и снизить число непроизводственных звонков. Размер лимитов устанавливается руководителем и фиксируется в соответствующем приказе или во внутреннем положении компании.

Во втором случае порядок действий следующий:

  1. Издается упомянутый ранее приказ руководителя о возмещении затрат на сотовую связь.
  2. Согласовывается порядок расчета компенсации.
  3. Сотрудник предоставляет копию договора с оператором и детализацию звонков.

Рассчитанная компенсация сотовой связи сотрудникам, если личный телефон используется в служебных целях, может включать в себя оплату аренды личного имущества физического лица при заключении соответствующего соглашения. Пункты об аренде имущества у сотрудника или о его использовании на безвозмездной основе допустимо включить в трудовой договор.

Читать еще:  Мать героиня орден Родительская слава условия получения льготы

Как оформить выплаты

Руководитель в обязательном порядке издает приказ, регламентирующий возмещение расходов на мобильные звонки по работе. В ст. 188 ТК РФ и других законодательных нормативах указано, достаточно ли только приказа на выплату компенсации — нет, недостаточно. Возмещение за использование личного имущества в рабочих целях указывают в должностных обязанностях, трудовом договоре или дополнительном соглашении о компенсации сотовой связи (письма Минфина № 03-04-06-01/138 от 17.06.2009, № 03-04-06/6-327 от 31.12.2010, Минздравсоцразвития № 550-19 от 12.03.2010, № 1343-19 от 26.05.2010).

Порядок возмещения издержек закрепляют в коллективном соглашении и локальных нормативах ( ст. 41, 45 ТК РФ ), а в трудовом договоре фиксируют объем компенсации.

Приказ

Инструкция, как составить приказ на возмещение мобильных услуг:

  1. Указать основные реквизиты приказа — номер, дату, место издания.
  2. Определить цель издания распоряжения — например, производственная необходимость.
  3. Изложить суть — компенсировать сотрудникам использование личного имущества (телефон, ноутбук, оборудование) и затраты, связанные с его использованием (связь, интернет, амортизация).
  4. Установить дату начала возмещения.
  5. Перечислить работников, которым возмещают издержки.
  6. Установить лимиты (при использовании лимитов в организации).
  7. Подписать приказ у руководителя.

Расходы на сотовые

Работодатель должен зафиксировать затраты на покупку мобильных аппаратов для использования в производственной деятельности. Порядок проводки расходов в бухгалтерской, налоговой документации напрямую зависит от постепенного снижения ценности мобильных телефонов от их изнашивания.

Например, мобильные телефоны нужно внести в число основных средств, если их стоимость превышает 40 000 рублей.

В такой ситуации на них начисляются амортизационные отчисления, покрывающие расходы на поддержание его в рабочем состоянии.

Они должны быть оформлены надлежащим образом в документации предприятия. В бухгалтерской документации расходы, связанные с покупкой мобильных телефонов, сим-карт проводятся по статье ПБУ 6/01. На баланс они заносятся в статьи по обычным или прочим расходам по покупной стоимости за вычетом НДС. При первоначальной стоимости мобильных телефонов менее 40 000 рублей сообразно статье 254 Налогового кодекса она включается в материальные расходы.

Как правило, в них включены:

  • подключение у оператора связи абонентского номера;
  • оплата телефонных переговоров.

Издержки на покупку мобильных телефонов необходимо оформить,обосновав и подтвердив документально квитанциями, платежными чеками соответственно статьям 252, 346.16 НК. Работодателю следует разработать типовые документы для осуществления учета основных производственных фондов, материально-технических резервов.При этом он должен руководствоваться постановлениями № 71а и № 7, которые опубликованы соответственно 30.10. 1997 года и 21.01. 2003 года.

Читать еще:  Ветеран подразделений особого риска льготы категории д

Возмещение командировочных расходов включает множество счетов. Подробнее в статье.

Сообразно писем Министерства финансов № 03-03-06/2/178, опубликованного 13.10.2010 года и Минздравсоцразвития № 2538-19, испущенного 06.08.2010 года, чтобы подтвердить основания компенсаций, касающихся расходов по применению сотовой связи работодателю следует выполнить ряд действий.

Необходимо:

  • утвердить перечень должностных лиц, которым для выполнения производственных задачтребуется оперативная сотовая связь:
  • разработать правила пользования служебным мобильным телефоном.

Указанные акты вносятся в качестве приложения в коллективный договор.

Обеспечение средствами связи

Работодатель обеспечивает своих сотрудников мобильной связью несколькими путями.

При этом предприятие:

  • заключает договор с оператором мобильной связи;
  • закупает мобильные телефоны, которые передается в служебное пользование;
  • совершает выплату компенсаций за амортизацию за применение личного аппарата для осуществления производственной деятельности;
  • возмещает расходы сотрудника на служебные переговоры соответственно статье 188 ТК. Их размер устанавливается в трудовом договоре в зависимости от договоренности сторон.

Работодатель должен заключить договор с сотрудником на аренду мобильного телефона согласно указаниям статей 606-625 Гражданского кодекса РФ. В нем необходимо указать размер арендной платы, который будет выплачиваться работнику, установить порядок и сроки совершения платы.

В некоторых случаях работодатель по согласию сотрудника вносит в трудовой договор или должностную инструкцию условия использования личного телефона в производственных целях, устанавливает размер компенсации, порядок и сроки осуществления оплаты компенсаций.

Налогообложение

Согласно указаниям статьи 209 Налогового кодекса РФ,получаемые физическими лицами в ходе трудовой деятельности доходы, подлежат налогообложению в обязательном порядке. Работодатель является налоговым агентом, который занимается сбором налога – НДФЛ. У официально трудоустроенных лиц соответственно статьям 24, 226 налог НДФЛ исчисляется, удерживается, уплачивается работодателем.

Работодатель исчисляет налог, исходя из их фактически затраченных сумм.

Соответственно статьи 252 НК расходы, связанные с применением мобильной связи на производстве должны быть подтверждены документами:

  • платежными квитанциями;
  • договорами с контрагентами;
  • деловой перепиской с оператором связи.

Сообразно статье 63 Федерального закона за номером 126-ФЗ, инспекторы налоговой службы лишены возможности истребования некоторых видов официальных бумаг у работодателя. В ней отмечено о гарантиях, распространяемых на тайну переписки, осуществляемых посредством сотовой связи переговоров.

Как правило, к ним относятся:

  • детализированный счет;
  • расшифровка переговоров.

Расходы на оплату услуг оператором связи сообразно статье 264 НК при исчислении налога на прибыль входят в число прочих расходов. Налогом не облагаются компенсационные выплаты сообразно статье 217 НК РФ, совершаемые сотрудникам за применение личного аппарата в производственных целях, издержки, связанные с услугами сотового оператора.

Читать еще:  Какая пенсия артистам творческим работникам в 2021 году

Компенсация расходов сотрудников на применение сотовой связи в интересах работодателя,подтвержденная документами сообразно статьям 217 НК и 9 Федерального закона № 212-ФЗ, письма Министерства финансов № 03-04-06/22274, опубликованного 20.04.2015 года не подлежит обложению налогом НДФЛ. Налог отчисляется с издержек сообразно статьям 264, 346.16 НК, которые платятся за услуги сотовой связи.

Как составить ведомость на выплату зарплаты? Смотрите здесь.

Банкротство застройщиков обретает масштабы катастрофы. Как уберечься дольщикам?

Организация сама оплачивает сотовую связь

Организация вправе сама заключить договор корпоративной сотовой связи с оператором. В этом случае телефонный номер закрепляется за организацией и она сама оплачивает услуги оператора. Для контроля каждому сотруднику устанавливается лимит расходов. Вот как оформить компенсацию расходов на сотовую связь в данном случае:

  1. Решение о подключении корпоративного тарифа руководитель компании закрепляет приказом. В нем указывается перечень должностей, которые вправе пользоваться корпоративной связью и лимиты услуг.
  2. Организация заключает договор на корпоративный тариф с оператором.
  3. С сотрудником заключается соглашение о предоставлении телефона и/или sim-карты с установленным лимитом.
  4. Ежемесячно мобильный оператор предоставляет документы, подтверждающие расходы: акты, счета-фактуры, детализацию звонков (иных услуг) по каждому номеру, закрепленному за организацией.

Если работодатель не возмещает такие расходы

Использование личного имущества подчиненных в рабочих целях, предполагает предоставление компенсации в соответствии со ст. 188 ТК РФ. При этом статья 235 трудового законодательства гласит о том, что работодатель обязан полностью возместить причиненный ущерб (при наличии). В основе расчета размера компенсации лежат рыночные цены, действующие на территории региона в период причинения материального вреда. Если сотрудник не возражает, работодатель может предложить натуральную форму возмещения – ремонт или замену испорченного имущества.

Порядок и срок компенсации телефонных переговоров должна быть определен и зафиксирован соглашением сторон. Информацию следует отразить письменно, например, в трудовом договоре, дополнительном соглашении и т.д.

Если работодатель не согласен компенсировать расходы, связанные с использованием личного мобильного тарифа на нужды организации, то он должен обеспечить подчиненных корпоративной связью. Не соблюдение условий соглашения о возврате трат можно обжаловать в судебном порядке.

Компенсация за использование сотрудником личного имущества описана в этом видео:

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector