Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Компенсация за использование личного автомобиля

Во многих организациях востребованы выездные работники. Это могут быть агенты, менеджеры по продажам, торговые представители и другие выездные специалисты. Эффективность труда таких сотрудников напрямую определяется степенью их мобильности, и наличие автомобиля становится обязательным. Но далеко не всегда имеет смысл для работодателя обеспечивать работников служебным транспортом. Вместо этого очень часто на работу принимаются сотрудники, имеющие собственный автомобиль.

Сегодня мы предлагаем выяснить, как оформляется и выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Основания для выплат

Статья 188 российского Трудового кодекса определяет, что в случае использования гражданином в процессе работы персонального имущества, включая автомобиль, он может рассчитывать на определенные выплаты (при условии, что предварительное согласие на это дал работодатель):

  • компенсация, которая начисляется за использование имущества;
  • компенсационная выплата за износ персонального имущества;
  • возмещение расходов, которые были вызваны необходимостью эксплуатации имущества в рабочих целях.

Если речь идет про компенсацию, предусмотренную за использование транспорта, принадлежащего работнику, то обычно ее размер является фиксированным и не зависит от количества календарных дней в месяце. Однако, за те периоды, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске, компенсация не начисляется.

Сумма компенсации по договоренности может быть выше законодательной нормы, о чем должно быть сказано в договоре.

В разных видах договоров информация может отображаться в разном виде:

Образец технического паспорта автомобиля

Договор аренды

Если фиксированные выплаты вас не устраивают, то можно сдать свой автомобиль в аренду компании, в которой вы работаете. Для этого заключается специальный договор с отсылкой к 643 статье Гражданского кодекс РФ, а также переоформляется страховка.

Таким путём вы не только получите необходимые суммы на бензин, но и сможете покрыть расходы на обслуживание автомобиля, амортизацию, ведь он изнашивается от частых поездок, и продление полиса ОСАГО. Но тут вам придётся оплачивать налоги, так как подобные выплаты считаются вашим официальным доходом.

При расчёте арендной платы нужно руководствоваться актуальными ценами 2019 г. – сейчас ежемесячная выплата стартует с 5000 рублей в месяц.

Составлять договор аренды имеет смысл, когда работник постоянно пользуется собственным транспортом на благо компании, например, развозит газеты по торговым точкам или корреспонденцию клиентам и т. п. В противном случае работодателя ждут лишние неоправданные расходы.

Размер компенсации

В ст. 188 ТК РФ установлено, что размер компенсации определяется сторонами самостоятельно. Компенсация может устанавливаться:

  • в твердой сумме за месяц;
  • каждый месяц в зависимости от интенсивности работы.

Для расчета можно использовать данные об износе, интенсивности использования ТС, размерах затрат. Компенсация должна устанавливаться в разумных пределах, чтобы не возникло вопросов у контролирующих органов.

Читать еще:  Юристы по пенсионным вопросам в Москве

3. Документальное оформление

Разумеется, договоренность о выплате компенсации (ее размера или способ расчета, срок действия, порядок выплаты) нужно оформить документально в виде дополнительного соглашения к трудовому договору (либо для нового принимаемого сотрудника прописать это условия в заключаемом трудовом договоре), к которому приложить копии:

  • свидетельства о регистрации транспортного средства,
  • паспорта транспортного средства,
  • доверенности при ее наличии (письма Минфина № 14-05-07/6 от 13.04.2007, № 03-05-02-04/192 от 29.12.2006, МНС № 04-2-06/419 от 02.06.2004).

Либо, поскольку условие о выплате компенсации не является обязательным пунктом трудового договора, можно составить локальный нормативный акт (например, приказ руководителя), в котором сотрудник поставит подпись ознакомления. Таким образом, условие о письменном соглашении будет выполнено (письмо Минфина № 03-03-01-02/140 от 16.05.2005).

Вступление

Современный мир требует от работающего человека мобильности, и своя машина хорошо в этом помогает. Однако, использование личного авто для выполнения корпоративных поручений может влететь в копеечку. В первую очередь из-за расходов на потраченные горюче-смазочные материалы (ГСМ). Однако, согласно законодательству, начальство обязано помочь покрыть расходы на автосредства передвижения, если те принадлежат подчинённому, а не фирме. Но есть несколько нюансов, которые берётся осветить эта статья.

Что такое ГСМ и что тут можно компенсировать?

ГСМ (горюче-смазочные материалы) — это продукты нефтяной промышленности, используемые в техобслуживании транспорта и другого сложного механического оборудования.
Они все разделяются по своему назначению на три категории:

  1. Горючее — топливо для двигателей внутреннего сгорания. Сюда входят: бензин, дизельное топливо, керосин, попутный нефтяной газ.
  2. Смазочные материалы — необходимы для продления и улучшения работы механизмов, таких как трансмиссия. В эту категорию попадают, что логично, масла и смазки различной консистенции.
  3. Технические жидкости — каждая жидкость используется для своих целей. Например, антифриз необходим, чтобы мотор не перегревался.

Теперь, когда мы выяснили что, скрывается под аббревиатурой ГСМ, становится понятно, за что руководитель вынужден выплачивать дополнительные средства. Давайте рассмотрим, как это работает.

Как оформить правильно компенсацию ГСМ?

В статье номер 188 Трудового Кодекса чётко указано, что работодатель обязуется выплатить своему работнику денежную компенсацию за использование личного имущества, в т. ч. авто, в служебных целях. Важно то, что работнику, который будет использовать своё имущество для нужд фирмы, необходимо согласовать это со своим руководителем.

Согласие, а также размер необходимо оговорить в доп. соглашении к Трудовому договору. По идее, оно должно быть просто закреплено в письменной форме, например, в самом трудовом договоре, но предыдущий вариант с соглашением предпочтительнее.

  • Итак, в этом документе наёмный работник и его работодатель договариваются о сумме выплат за сам факт использования автомобиля, принадлежащего лично вольнонаёмному для выполнения своих должностных обязанностей. Обычно это число фиксировано и устанавливается в результате договорённости между работником и его нанимателем.
  • Далее, начальник обязуется восполнить средства, потраченные на «горючку», техобслуживание и починку автомобиля в зависимости от того, как долго машина находилась в использовании по служебным делам, учитывая пробег за рабочее время.
  • Трудящемуся необходимо подтвердить, что средство передвижения он использовал по поручению компании, а также сумму расходов на топливо и ремонт.
Читать еще:  Инвалидность при сахарном диабете 2 типа

Видео на нашу тему:

Для этого ему нужно представить своему главенствующему лицу отчёт. Правила, по оформлению которого у каждой фирмы свои. Но однозначно:

  • о поездках, совершённых в течение месяца,
  • а также чеки с заправок и путевые листы,
  • товарные чеки на запчасти, акты автомастерских и т.д.

Также в соглашении говорится о том, что работа, для которой нужен автомобиль сотрудника, должна иметь систематический, разъездной характер.
Ещё возмещаются убытки на амортизацию (износ) авто. Эта сумма так же обычно фиксирована.

Правильно оформляйте сам Договор

Помимо всего прочего, в договоре или в дополнении к нему, нужно указать следующие данные:

  • Данные о сторонах.
  • Когда и где был заключён договор, его номер — словом всё, что должно быть в юридически оформленном документе.
  • Данные об автомобиле. Ими являются: регистрационный номер, марка авто, год выпуска, VIN автомобиля и технические характеристики, и особенности.
  • Сумму ежемесячных возмещений за применение имущества сотрудника в интересах фирмы.
  • Способы компенсирования затрат на техобслуживание и ремонт.
  • Методы вычисления прогона в период работы.
  • Прочее на своё усмотрение. Хотя всё предусмотреть невозможно.

Пример

Допустим, некий работник А. собирается использовать для решения трудовых задач свой условный седан «Д.» с усреднённым расходом топлива в 6.1 л на 100 км. (высчитывается согласно Распоряжению Минтранса от 14 марта 2008 года.). Для этого А. заключает дополнительное соглашение со своим начальником Б. По нему Б. должен будет выплачивать за использование автомобиля — 3000 р., за амортизацию — ещё 1500 руб.

За месяц работы А. накатал в рабочее время 2000 км, что было отражено в отчётах, да ещё во время одной из поездок машина оказалась в неисправном состоянии. Поэтому ему пришлось вызывать механика для выявления неисправности, покупать детали и произвести ремонт. Из-за этого всё это великолепие обошлось ему в 7000 рубл.

Если А. принёс Б. все путевые листы, отчёты о поездках, чеки и прочую макулатуру, то в конце месяца его, в идеале, ждет следующая сумма:

  • 3000+1500=4500. Это неизменяемые значения. 2000*6.1/100*45 (условная цена бензина за литр) =12200/100*45=122*45=5490. Это за бензин и прочие ГСМ.
  • И ещё 7000р за ремонт.
Читать еще:  Работающие пенсионеры России сколько денег они теряют

Итого: 4500+5490+7000=17440 рублей в месяц.

Что ещё следует знать?

У компенсации, выплачиваемой за использование личного автотранспорта, есть ещё несколько особенностей, а именно:

  • Выплачивается только сотрудникам компании.
  • Регулируются отношения сторон с помощью ТД РФ. Как и размер выплат.
  • Не подлежит обложению взносами и НДФЛ.

FAQ (часто задаваемые вопросы)

  1. Можно ли по договоренности с руководством компании использовать авто в личных целях в выходные и праздничные дни?
    Чаще всего, такое использование подразумевается по умолчанию, но может быть отдельно прописано в правилах политики компании.
  2. Можно ли использовать служебное авто в личных целях, если сотрудник в отпуске?
    Это необязательное условие. Обычно такое не практикуется, но по договоренности с руководством, такой вариант возможен (необходимо заявление сотрудника и согласие директора).
  3. Нужен ли путевой лист, если служебный автомобиль используется в личных целях?
    По договоренности с руководством, путевой лист может выписываться, чтобы исключить вопросы сотрудников ГИБДД во время проверки на дороге. По закону, машина, которая находится не на служебном задании, путевой лист иметь не обязана, но тогда необходимо подтверждение (приказ, заверенное заявление, договор аренды), что неслужебная поездка допускается руководством компании и контролируется.
  4. Кто несет ответственность в случае, если автомобиль во время личной поездки сотрудника попал в ДТП?
    Это один из самых важных и сложных вопросов в ситуации, когда коммерческая компания допускает использование служебного транспорта в личных целях сотрудников.
    Если схема контроля предполагает возмещение затрат в конце отчетного периода, то восстановлением может заняться сама компания. Если машина застрахована, то страховка действовать не будет — частное использование служебного авто при ДТП, и управление водителем, не вписанным в страховку, не относится к числу страховых случаев. Если схема стандартная, то машина по акту приема/передачи временно находится полностью на ответственности сотрудника, и восстанавливать ТС придется ему а свой счет.

В заключении отметим, что использование коммерческого (служебного, корпоративного) транспорта в личных целях директора или сотрудников компании допускается. Но только в том случае, если в Политике, должностных инструкциях и приказах четко указаны условия такой эксплуатации и методы контроля затрат. Отдельный случай — аренда авто у компании и аренда машины компанией у сотрудника, где действуют правила аренды движимого имущества.

Несогласованная с руководством и никак не контролируемая неслужебная эксплуатация корпоративного транспортного средства запрещена законом, так как ведет к прямым имущественным и материальным убыткам (расходы на ГСМ, амортизация ТС). В случае ее выявления, сотрудник будет нести финансовую, административную, а в отдельных случаях и уголовную ответственность.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector