Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Деловая поездка руководителя как все организовать?

Организация командировок руководителя

Одна из востребованных задач – организация командировок руководителя и его сотрудников.

  • Поиск, покупка билетов, трансфер для руководителей, сопровождения
  • Составление оптимального маршрута следования в командировке
  • Оформление виз
  • Бронирование гостиниц для руководителя и групп
  • Управление расходами, сокращение бюджета командировки, экономия средств
  • Поддержка в экстренных ситуациях корпоративных клиентов (руководителя и сотрудников компаний)
  • Обеспечение безопасности командировок

Основания для командировки директора

Документальное оформление командировки любых сотрудников организации, в том числе руководителя, регулируется законодательством Российской Федерации, в частности, Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г.

Служебная поездка оформляется служебной запиской и приказом на командировку, в которых отражены ее сроки, направление и цели.

Цели зависят от конкретной ситуации. Чаще всего это могут быть:

личные встречи с партнерами;

обсуждение текущих и новых проектов с руководством компаний-поставщиков, контрагентов или заказчиков;

участие в выставках, проектах, презентациях своей компании;

подписание договоров о сотрудничестве.

Зачастую оформлением командировки занимается секретарь или личный помощник директора.

Сведения в отчете о командировке: цели поездки

Если в качестве формы отчета о командировке применять документ № Т-10а, то нужно знать, что отчетные (отражающие результат выполненной работы) сведения указываются в нем соотносительно с изначально поставленными целями командировки.

Если применяется другая форма отчета, то тем не менее цели командировки указывать в нем желательно, поскольку их содержание может иметь значение при выборе корректных проводок при ведении бухгалтерского учета процедур, которые характеризуют командировку.

Узнать больше об особенностях ведения бухгалтерского учета при командировке вы можете в статье «Какие бывают проводки для учета командировочных расходов».

Строгих критериев к формулированию целей законодатель не устанавливает (равно как не устанавливал и ранее — в период действия предыдущей редакции постановления 749). Таким образом, цели командировки могут быть как самыми общими, так и достаточно детальными.

Если говорить об определенной детализации целей командировки — примеры их формулирования могут звучать так:

  • подписание договора поставки крепежа с ООО «Контрагент»;
  • участие в конференции «Инвестиционные инновации» и выступление на тему «Энергоэффективность в легкой промышленности»;
  • внеплановая проверка филиала в Нижнем Новгороде на основании аудиторского заключения № 1 от 17.02.2020;
  • участие в судебном заседании по делу № А111222333 в качестве представителя истца.

Поскольку юрлицо вправе самостоятельно разработать форму отчета, утвердив определенные показатели с учетом специфики своей работы, в данной статье мы будем опираться на данные унифицированной формы № Т-10а.

Читать еще:  Основные преимущества свободного графика работы

Изучим подробнее, в каких формулировках могут отражаться результаты (исходя из целей) в отчете по форме № Т-10а.

Сгонять в Лондон: как путешествуют сотрудники Revolut

Количество сотрудников: 1500+

Количество командировок: 300+ в год

Основные направления: Лондон, Краков, Москва, Санкт-Петербург

Раньше мы пользовались b2c-агрегаторами. С одной стороны, это было удобно: позволяло найти самый удачный вариант для сотрудников и не тратить время на общение с менеджером агентства. С другой стороны, сотрудники тратили время на сбор чеков и счетов-фактур, а бухгалтерии приходилось следить за этим. С увеличением числа командировок острее встал и вопрос менеджмента: нам необходимо знать, кто из сотрудников улетел и когда он вернется, а единой и удобной базы не было.

Всё это было неэффективно, и мы решили перейти на специализированное решение. При выборе подрядчика в первую очередь смотрели на уровень технологии и возможности системы. В нашей компании основной фокус всегда направлен на автоматизацию процессов, чтобы не привлекать людей к выполнению простой рутинной работы, которую может сделать робот.

Изучив рынок, выбрали Smartway: решение позволяло не менять существующие процессы в компании, но минимизировать головную боль с оплатами, документами и отчетностью. Удобство поиска билетов и отелей через Smartway сопоставимо с топ-порталами бронирования, но основное преимущество — это возможность организовать командировку — авиабилеты, экспресс в аэропорт, отель — полностью через одну систему.

Мы создали аккаунты всем сотрудникам, чтобы они могли самостоятельно выбирать удобные варианты. Если раньше они искали билеты и размещение на агрегаторах, оплачивая то и другое по отдельности, сейчас они делают всё внутри одной системы. Плюс при бронировании жилья через известные всем порталы возникала ситуация, когда корпоративная карта нужна была только для брони, а оплачивать всё равно нужно было при въезде. Это очень неудобно как для сотрудника, так и для бухгалтерии. Оплачивая гостиницу через Smartway, мы облегчили себе как процесс организации самой командировки, так и сбор закрывающих документов.

А чтобы не проверять каждый забронированный билет, мы ввели общие ограничения по стоимости. Если заявка не выходит за пределы лимита, сотрудник может самостоятельно всё оплатить, а если стоимость поездки выше, понадобится согласование. Еще мы подключили встроенную интеграцию с «1С: Бухгалтерией»: теперь на основе информации из сервиса проводки автоматически формируются и подтягиваются к авансовым отчетам. Единственное, чего нам не хватает, — это возможности бронировать апартаменты из Airbnb и покупать билеты европейских лоукостеров.

Оформление отчетов по результатам командировок за пределы РФ

Зарубежные командировки всегда привлекают внимание проверяющих органов. Поэтому лучше заранее к ним подготовиться и оформить отчет о командировке на имя руководителя.

Читать еще:  11 причин сказать работодателю Нет

С формой такого отчета вы можете ознакомиться здесь:

  • при командировании за рубеж с целью участия в международных конференциях, семинарах, симпозиумах, выставках – работник лично составляет отчет, в котором излагает информацию о целях и результатах командировки, приобретенных знаниях, указывает предложения по использованию в компании зарубежного опыта и сведений, полученных в ходе поездки;
  • при командировании за рубеж с целью участия в рабочих группах по совместной деятельности – ее участники составляют протокол совещания рабочей группы;
  • при командировании за рубеж с целью представления фирмы на значительных международных мероприятиях – делают отчет в письменной форме о деловых встречах в формальной и неформальной обстановке с указанием лиц, в них участвующих, и тем обсуждения в процессе рабочих встреч.

Документы, подтверждающие затраты работника по командировке за пределы РФ, принимают с построчным переводом на русский язык.

Индивидуальный подход к организации деловых поездок

Гарантией успешного сотрудничества в области менеджмента командировок служит профессионализм и опыт нашей команды:

  • менеджеры компании предоставят заказчику данные о наличии мест на требуемые даты, забронируют билет в бизнес-классе и выставят счет. После оплаты счета осуществляется курьерская доставка перевозочных документов в офис заказчика;
  • исполнитель возьмет на себя сбор, заполнение и подачу документов для получения загранпаспорта и визы для руководителя. Процедура получения деловой визы – более сложный и длительный процесс, чем получение туристической визы, мы берем на себя эти хлопоты. С 2013 года компания «АРТ-сервис» занимается содействием в оформлении деловых виз для корпоративных клиентов в Китай и страны Европы, мы имеем аккредитацию в соответствующих инстанциях, уполномоченных на выдачу въездных документов;
  • наши специалисты организуют услуги трансфера от аэропорта до отеля, а также от отеля на совещание. Организация ускоренного прохождения паспортного и таможенного контроля, а также комфортного ожидания в VIP-зале аэропорта – в пределах нашей компетентности.

Цель командировки для руководителя

Любые действия руководства направлены на развитие, повышение эффективности работы и прибыли предприятия. Целями поездки, которые указывают в приказах или служебной записке, могут быть:

  • участие в конференциях;
  • присутствие при проверке работы филиалов контролирующими органами;
  • поиск новых направлений работы;
  • открытие подразделений в других городах и странах;
  • заключение договоров о сотрудничестве;
  • обмен успешным опытом.

Как оформить командировку руководителю?

Приказ на директора оформляется на основании служебного задания или без него. Это зависит от того, какой порядок установлен в организации.

Читать еще:  Сколько дней положен отпуск несовершеннолетним работникам

В 2018 году оно составляется по стандартной форме 10-а, или свободной. В нем указывают цель поездки и кратко описывают, какие задачи должен решить директор во время нее.
Затем оформляется приказ, для которого можно использовать традиционную форму Т-9 или произвольную.

Организация командировок и деловых поездок руководителя поручается, как правило, секретарю. Он разрабатывает проекты приказов, план мероприятий по указанию начальника. Секретарь-референт готовит материалы по темам предстоящих докладов и выступлений. Бухгалтерия рассчитывает сумму авансового платежа с учетом размера суточных, транспортных и представительских расходов.

Начальника снабжают канцелярскими товарами, сувенирами с логотипами, рекламной продукцией, памятными подарками от фирмы для вручения на выставках и переговорах.

План командировки руководителя – образец

В программу поездки руководителя входит подробный перечень мероприятий, расписанный по времени, в котором указаны:

  • организации, которые нужно посетить, с указанием точного адреса, номеров телефонов для связи;
  • ФИО, должности лиц, с которыми назначены встречи, а также дополнительные сведения;
  • цели, для осуществления которых планируются мероприятия;
  • приемы, на которых обязательно нужно присутствовать.

Секретарь сообщает информацию принимающей стороне о времени прибытия начальника. Планом удобнее пользоваться, если он оформлен должным образом, в виде таблицы. Он необходим, чтобы не упустить что-то важное в напряженном графике работы, для отчетности.

Его изготавливают в двух экземплярах: для руководителя и его секретаря. По нему и служебному заданию разрабатывается маршрут, заказываются билеты, машины для встречи, гостиничные номера, предварительно просчитывают затраты.

Поездка может быть местная, по городу, зарубежная. Если руководитель выезжает за границу, решается вопрос о необходимости переводчика, оформляются визы.

Приказ о командировке руководителя – образец

С 2013 года можно применять для приказа свободную иди стандартную форму Т-9.
В нем указывается название организации, город, дата, номер. Включаются пункты от лица начальника о том, что он убывает в командировку, на кого возлагает свои обязанности, дается распоряжение бухгалтерии о начислении положенных средств. Обязательно включают пункт назначения и сроки поездки. В конце ставится подпись начальника.

Деловая поездка за границу

Если сотруднику или руководителю компании нужно отправиться в командировку за пределы страны, то в этом случае оформляется виза, для чего собираются документы, запрашиваемые посольством страны. Виза бывает двух видов:

  • деловая;
  • туристическая.

Получить деловую визу намного сложнее и хлопотнее, чем туристическую, для оформления которой нужно всего лишь запросить визовую поддержку от администрации отеля, где будет останавливаться сотрудник или руководитель компании.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector