Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция специалиста по договорной работе

Специалист по договорной работе: должностная инструкция, требования при приеме и условия работы

Не каждый работник в настоящее время при приеме на работу знает о том, что обязан подписать так называемую должностную инструкцию. Предоставить ее должны непосредственно в отделе кадров. Этот документ предопределяет будущую занятость сотрудника согласно трудовому распорядку компании или предприятия.

Если должностной инструкции нет, и о ней никто не говорит, это значит, что работник остается социально незащищенным и может подвергаться колоссальной нагрузке со стороны руководства, что сегодня часто приходится наблюдать. Внеурочные часы трудовой деятельности негативно сказываются на состоянии здоровья, влияют на качество работы. В этом случае и заработная плата находится под большим вопросом.

Рассмотрим, какой может быть этот документ на примере должностной инструкции специалиста по договорной работе.

Примерная структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе

При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа.

  1. Общие положения

Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:

  • название должности (специалист по договорной работе);
  • определение подчиненности, порядка приема и увольнения с работы;
  • требования к квалификации;
  • порядок замещения;
  • перечень нормативных актов, которые сотрудник должен использовать в своей работе.
  • Права

    Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:

    • запрашивать информацию и документы у всех подразделений компании в рамках своей компетенции (или же здесь могут быть перечислены конкретные подразделения);
    • знакомиться с решениями руководителя;
    • передавать руководителю свои предложения по модернизации рабочего процесса;
    • вести переговоры с контрагентами по вопросам представления документов, необходимых для заключения или продления договора;
    • обращаться непосредственно к контрагенту с требованием исполнить обязательство по договору.
  • Должностные обязанности

    Этот раздел служит для детализации обязанностей, которые должен исполнять специалист по договорной работе. Например, может быть сказано, что он обязан:

    • подготавливать текст соглашений на основании достигнутых с контрагентом договоренностей;
    • вести учет заключенных договоров;
    • отслеживать сроки действия договоров, заблаговременно сообщать руководителю о соглашениях, требующих решения вопроса о продлении;
    • анализировать ход исполнения сторонами обязательств по договорам;
    • выявлять текущие задолженности контрагентов и принимать меры по их погашению в рамках своей компетенции;
    • организовывать обмен с контрагентами документами первичного учета, подтверждающими исполнение обязательств по договору;
    • подготавливать дополнительные соглашения о продлении договоров и внесении в них изменений.
  • Ответственность

    Здесь описывают неблагоприятные для сотрудника последствия нарушения норм и правил. За действия, которые осуществил специалист по договорной работе, или за принятые им решения его могут привлечь к следующим видам ответственности:

    • к дисциплинарной — за нарушение трудовой дисциплины;
    • административной или уголовной — за совершение проступков или преступлений;
    • материальной — за нанесение имущественного вреда.

    В заключение осталось сказать, что должностная инструкция должна конкретизировать те вопросы исполнения трудовой функции сотрудником, которые имеют место в действительности, и обязательно при этом учитывать связанные с этим обстоятельства. Например, если руководитель решил, что специалист по договорной работе должен отвечать еще и за ведение претензионной работы, это прописывается в разделе должностных обязанностей; однако и в разделе прав в этом случае должно быть указано право сотрудника выполнять вести такую работу. Говоря проще, разделы должностной инструкции должны быть составлены так, чтобы сотрудник мог максимально эффективно справляться со своей работой.

    Структура должностной инструкции специалиста по договорной работе на предприятии

    Несмотря на то, что обязанности специалиста по договорной работе могут отличаться в разных компаниях, существует стандартная структура инструкции, регламентирующая рабочую деятельность обозначенных специалистов:

    Общие положения. В данном блоке необходимо отразить общую информацию о документе, а также о должности, ради которой он оформляется. В частности, следует указать наименование должности, определить порядок ее подчиненности, а также нюансы трудоустройства и увольнения. Помимо прочего, также уместно раскрыть сведения касательно требований к квалификации лица (к образованию и опыту), алгоритм замещения сотрудника, а также указать перечень нормативов, на которые работнику следует опираться в рамках его профессиональной деятельности.

  • Права. В указанном блоке раскрывается список прав субъекта, которые обеспечивают лицу возможность осуществлять его работу. Например, специалист в рассматриваемом направлении наделяется правом запрашивать у иных работников компании (из любых подразделений) нужную ему информацию и документацию, лицо также вправе ознакамливаться с распоряжениями управленца, передавать начальнику свои предложения по оптимизации процесса заключения соглашений, вести переговоры с бизнес-партнерами и др.
  • Обязанности. Именно данный раздел является наиболее существенным во всей инструкции. Он призван систематизировать и конкретизировать должностные обязанности специалиста. В соответствии с положениями рассматриваемого раздела будет протекать вся дальнейшая деятельность работника в компании.
  • Ответственность за нарушения. В частности, в данном блоке уместно конкретизировать, какие именно поступки специалиста могут служить причиной для привлечения его к определенным мерам ответственности. Так, например, лицо может привлекаться к дисциплинарной ответственности, если нарушит трудовую дисциплину, к административной или уголовной – если совершит должностное преступление, попадающее под юрисдикцию КоАП РФ или УК РФ, а также к материальной – если причинит соответствующий урон имуществу коллег или фирмы.
  • В рассматриваемом контексте уместно конкретизировать наиболее распространенные должностные обязанности специалиста по договорной работе:

    • подготовка текстов контрактов, исходя из достигнутых между представителями компаний договоренностей;
    • ведение учета оформленных соглашений;
    • осуществление контроля за соблюдением сроков каждым из участников сотрудничества. Также, в случае необходимости, заблаговременное оповещение управленца об аспектах, требующих оперативного решения;
    • осуществление мониторинга и анализа относительно исполнения контрагентами своих договорных обязательств;
    • выявление текущих задолженностей, а также принятие мер по их погашению в контексте компетенции специалиста по договорной работе;
    • организация обмена между контрагентами первичной документацией, доказывающей исполнение сторонами своих обязанностей. Также нередко указывается обязанность рассматриваемого специалиста относительно участия в составлении сверок по договорам;
    • подготовка дополнительных соглашений к основным текстам контрактов относительно продления актуальности последних, либо о внесении в них корректировок, принятых сторонами в ходе переговоров.
    Читать еще:  § 25 Правовое регулирование занятости и трудоустройства

    Общие рекомендации для специалиста по договорам

    Идеальный объём резюме – 1 лист A4. Ваша задача – при помощи ёмких фраз и списков профессионально описать свой трудовой стаж.

    1. Главный блок в резюме – это личная информация: ФИО, должность, контакты, возраст и фото. Эти сведения попадают в поле зрения в первую очередь. Обязательно вставьте в резюме личный снимок размером 3*4 в деловом стиле. Внешний вид должен демонстрировать уверенность в себе. Только такой кандидат привлечет внимание и внушит доверие работодателю.
    2. Типичная ошибка, которую допускают соискатели – не указывают цель резюме (должность и уровень занятости). Напишите название вакансии, на которую претендуете.
    3. Если не планируете трудиться в офисе целый день, укажите в графе «занятость»: «удалённая работа» или «неполный рабочий день». Однако большинство работодателей ищут сотрудника на полную ставку, предполагая рабочее место в офисе.

    В верхней части резюме также рекомендуется указать желаемый размер зарплаты, чтобы сразу дать начальству представление о своём уровне и квалификации.

    Текст документа:

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1. Экономист по договорной и претензионной работе относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя организации.

    2. На должность экономиста по договорной и претензионной работе назначается лицо, имеющее высшее техническое или инженерно-экономическое образование без предъявления требований к стажу работы, либо среднее специальное образование и стаж работы в строительных организациях в должности техника I квалификационной категории не менее 3 лет или других должностях, замещаемых специалистами со средним специальным образованием, не менее 5 лет.

    На должность экономиста по договорной и претензионной работе II квалификационной категории назначается лицо, имеющее высшее техническое или инженерно-экономическое образование и стаж работы в строительных организациях в должности экономиста по договорной и претензионной работе либо других инженерных (инженерно-экономических) должностях, замещаемых специалистами с высшим техническим (инженерно-экономическим) образованием, не менее 3 лет.

    На должность экономиста по договорной и претензионной работе I квалификационной категории назначается лицо, имеющее высшее техническое или инженерно-экономическое образование и стаж работы в строительных организациях в должности экономиста по договорной и претензионной работе II квалификационной категории не менее 3 лет.

    3. В своей деятельности экономист по договорной и претензионной работе руководствуется:

    — нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

    — методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

    — правилами трудового распорядка;

    — приказами и указаниями руководителя организации (непосредственного руководителя);

    — настоящей должностной инструкцией.

    4. Экономист по договорной и претензионной работе должен знать:

    — постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по сметному делу в строительстве;

    — порядок разработки перспективных и текущих планов капитального строительства;

    — основы управления, организацию, экономику и основы технологии строительства;

    — правила заключения договоров-подрядов;

    — состав, содержание, порядок разработки и согласования смет;

    — правила финансирования строительства;

    — нормативные документы по вопросам ценообразования в строительстве;

    — организацию оперативного и статистического учета и отчетности;

    — основы трудового законодательства;

    — правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

    5. Во время отсутствия экономиста по договорной и претензионной работе его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

    2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

    6. Для выполнения возложенных на него функций экономист по договорной и претензионной работе обязан:

    6.1. Осуществлять подготовку договоров-подрядов с заказчиками и субподрядными организациями, проверку сметной документации на строительство объектов, расчет стоимости и учет выполненных работ с оформлением актов сдачи.

    6.2. Участвовать в рассмотрении и проверке внутрипостроечных титульных списков и выполнять подготовку подрядных договоров.

    6.3. Осуществлять проверку получаемой от заказчика сметной документации и подготовку замечаний относительно ее качества.

    6.4. Совместно с представителями субподрядных организаций согласовывать с проектной организацией и заказчиком сметы, калькуляции стоимости материалов, транспортные схемы и т.п.

    6.5. Составлять поэтапные ведомости выполнения работ.

    6.6. Производить расчет стоимости выполненных работ с начислением лимитированных затрат.

    6.7. Вести учет выполненных и оплаченных заказчиком строительно-монтажных работ.

    6.8. Участвовать в контрольных обмерах выполненных работ.

    6.9. Совместно с плановым отделом участвовать в разработке планово-расчетных цен на строительные материалы и конструкции, транспорт, коммунальное и другое обслуживание, а также отпускных цен на продукцию подсобных предприятий строительной организации.

    6.10. Составлять сметы расходов по затратам, не предусмотренным единичными расценками и нормами накладных расходов, согласовывать их при необходимости с заказчиком.

    6.11. Выполнять расчеты экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений.

    Читать еще:  Рассмотрение индивидуальных трудовых споров в суде

    6.12. Участвовать в подготовке претензионной документации.

    6.13. Определять расчетную стоимость работ, материалов и затрат на механизацию для хозрасчетных бригад.

    6.14. Оказывать содействие и сотрудничать с нанимателем в деле обеспечения здоровых и безопасных условий труда, немедленно сообщать непосредственному руководителю о каждом случае производственного травматизма и профессионального заболевания, а также о чрезвычайных ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни для него и окружающих, обнаруженных недостатках и нарушениях охраны труда.

    6.15. Принимать необходимые меры по ограничению развития аварийной ситуации и ее ликвидации, оказывать первую помощь пострадавшему, принимать меры по вызову скорой помощи, аварийных служб, пожарной охраны.

    3. ПРАВА

    7. Экономист по договорной и претензионной работе имеет право:

    7.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

    7.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

    7.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

    7.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений организации для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя организации).

    7.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

    7.6. Принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации).

    4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)
    5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    10. Работу экономиста по договорной и претензионной работе оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).

    11. Экономист по договорной и претензионной работе несет ответственность:

    11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.

    11.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

    11.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

    11.4. За несоблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты — в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь и локальных актов в _____________________.

    КОММЕНТАРИЙ

    Должностная инструкция разработана в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих, занятых в строительстве, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 8 декабря 1997 г. N 112.

    Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.

    Виды ответственности

    Руководитель договорного отдела несет ответственность за:

    • некачественное исполнение или неисполнение обязанностей, возложенных на него должностной инструкцией (в пределах, прописанных в трудовом законодательстве);
    • нарушение правил, установленных относительно охраны трудовой деятельности;
    • совершение правонарушений во время исполнения своих трудовых функций;
    • причинение материального вреда компании или третьим лицам.

    Пределы ответственности могут прописываться в гражданском, трудовом, административном и даже уголовном законодательстве.

    1. Общие положения

    1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

    1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

    1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

    1.4. ВСпоДО должен знать:

    1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

    1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

    1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

    1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

    1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

    1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

    1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

    1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

    1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

    1.4.10. Схемы документооборота.

    1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

    1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

    1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

    1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

    1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

    1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

    1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

    1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

    1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

    1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

    1.4.21. Системы мотивации.

    Читать еще:  Рекомендации об уголке по охране труда организации

    1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

    1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

    1.5.2. Положением о документообороте компании.

    1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

    1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

    1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

    1.5.6. Трудовым договором.

    1.5.7. Положением о персонале.

    1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

    1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

    1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

    1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

    2. Должностные обязанности

    2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

    2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

    2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

    2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

    2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

    2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

    2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

    2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

    2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

    2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

    2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

    2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

    2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

    2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — начальника административного отдела и Генерального директора компании.

    2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

    2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

    2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

    2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

    3. Права

    ВСпоДО имеет право:

    3.1. Выносить на рассмотрение Генерального директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

    3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

    3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

    3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

    3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

    3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

    3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

    4. Ответственность

    ВСпоДО несет ответственность:

    4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

    4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании

    ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

    5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

    5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

    5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

    5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

    5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

    5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

    «С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:

    Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

    Дата: «__» __________ 20__ г. ________________

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector