Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностные обязанности офисменеджера для резюме

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:

  • закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
  • контроль за чистотой в офисе;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
  • проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
  • контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
  • административно-хозяйственная работа;
  • прием и регистрация почты, ее распределение;
  • встреча гостей;
  • прием звонков;
  • организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
  • работа с документами и другие.

Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция — это документ, в котором содержится несколько разделов, таких как перечень обязанностей, прав, ответственность сотрудников. Документ внимательно изучается сотрудником и подписывается. Перечень того, что входит в должностные обязанности офис-менеджера, для резюме тоже подходит:

  • обеспечение документооборота компании;
  • подготовка совещаний, заседаний, конференций;
  • оформление приказов и доведение их до сведения работников;
  • координация и контроль служб, находящихся в подчинении — водители, уборщики, повара, курьеры и т. п.

Особенности резюме для секретаря

Навыки офис-менеджера для резюме пересекаются с профессиональными умениями секретаря и состоят из:

  • уверенного пользования компьютером, в том числе офисными программами, электронной почтой и интернетом;
  • опыта организации мероприятий, например, деловых встреч или презентаций внутри организации;
  • опыта работы с офисной техникой;
  • умения деликатного общения с посетителями лично и по телефону
Читать еще:  Доплата за вредные условия труда 2021

Для секретаря и офис-менеджера к обязательным личным качествам необходимо добавить аккуратность и опрятный внешний вид, организованность и умение применять этику делового общения. Хорошие лидерские и организаторские способности станут незаменимым плюсом при рассмотрении кандидата.

Если потенциальный работник не обладает всеми личными качествами, предъявляемыми к должности секретаря или офис-менеджера, то не стоит их добавлять в резюме. Опытный работодатель или сотрудник кадров сможет при первой встрече определить всю честность сказанного ранее.

Должность секретаря отличается только лишь более узкой специализацией, в основном работник обязан принимать и совершать звонки, встречать гостей, координировать распорядок рабочего дня директора, а также приготавливать чай и кофе.

Требования к вакансии офис-менеджера

Работодатели, подавая объявление об освобождении вакансии офис-менеджера, обычно предъявляют к специалисту следующие требования:

  1. Данный работник обязан обладать сведениями о целях и составе компании.
  2. Умело пользоваться технической аппаратурой и способен снабдить ею компанию.
  3. Быть осведомленным с правилами управления персоналом предприятия компании, стимулируя ее развитие и обеспечивая сохранность имущества, необходимого для функционирования учреждения.
  4. Офис-менеджер обязан обладать грамотной речью, так как в течении рабочего дня ему приходится осуществлять множество звонков, обеспечивать встречу посетителей и клиентов.
  5. Хорошо если у соискателя данной вакансии имеется образование деловода, филолога или психолога, с наличием организаторских навыков.
  6. Работодатель хочет видеть также работника, обладающего опытом работы в данной сфере не менее одного года.
  7. Образование соискателя вакансии, желательно, должно быть высшим с экономическим или гуманитарным уклоном.
  8. Желательно, чтобы кандидат на данную должность владел иностранными языками. Особенно это важно, если предприятие сотрудничает с зарубежными контрагентами.
  9. Предпочтительный возраст кандидатуры – от 25 лет.

Полномочия и обязанности

Офис-менеджер, исполняя свои обязанности, должен обладать определенными полномочиями. Работая в этой сфере, офис-менеджеру вменяются следующие обязанности:

  1. Встреча гостей компании.
  2. Организация собраний и мероприятий.
  3. Обеспечение личного состава техническими средствами и нужными материалами.
  4. Мониторинг финансовых издержек предприятия.
  5. Телефонные переговоры, осуществление деловой переписки.
  6. Рассылка необходимых документов по различным структурам компании.
Читать еще:  Лекции по патологической анатомии Профессиональные болезни

Офис-менеджер обязан быстро ориентироваться в любых ситуациях. К примеру, быстро подыскать специалиста по ремонту офисной техники при ее поломке и т.д.

Офис-менеджер обязан обладать:

  • Опытом управленческой деятельности.
  • Высоким уровнем компьютерной грамотности.
  • Умением работы на офисном оборудовании.
  • Четкой дикцией.
  • Приятным внешним видом.
  • Знанием английского языка.

Какой личности подойдет эта работа?

Рассматривая себя в качестве кандидата на должность, немаловажно определить психологические характеристики, необходимые для данной работы.

От личных свойств и особенностей характера человека во многом зависит успех его карьеры в какой-либо области. Необходимо учитывать, что образцы резюме офис-менеджера должны включать следующие качества соискателя:

  • коммуникабельность;
  • открытость;
  • дружелюбность;
  • способность находить общий язык с окружающими;
  • собранность;
  • аккуратность;
  • исполнительность;
  • быстрая обучаемость;
  • внимательность;
  • эрудированность;
  • вежливость;
  • хорошее знание этикета;
  • быстрая реакция;
  • ответственность;
  • стрессоустойчивость.

Если вы хотите эффективно работать в данной должности, надо быть лабильным, гибким, хорошо концентрироваться на текущих задачах и быстро переходить к новым, а также уметь справляться со стрессом и уверенно вести себя в экстремальных ситуациях.

Обладаете ли вы такими психологическими характеристиками? Если ответ на этот вопрос утвердительный, и вы заинтересованы в соискании подобной вакансии, идем дальше.

Налагаемая ответственность

Учитывая все вышесказанное можно сделать логичное заключение, что человек, занимающий должность офис-менеджера, обязан руководствоваться правилами, зафиксированными в Трудовом Кодексе. При этом очень важно учитывать локальные правовые акты, действующие внутри предприятия. Нарушение этих правил может привести к штрафным санкциям в виде замечания или выговора. Нарушение порядка, изложенного в Конституции и других юридических актах, может повлечь за собой административное, гражданское либо уголовное наказание. Подобная ответственность предусмотрена в отношении сотрудников, разглашающих конфиденциальную информацию или причиняющих материальный вред предприятию иными способами. Работодатель имеет право самостоятельно выбрать меру взыскания в отношении тех работников, что нарушили:

  1. Внутренние правила дисциплины и трудовых норм.
  2. Правила охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности.
  3. Нормы делового этикета.
  4. Использовали ложные сведения ради личной выгоды.
Читать еще:  Система поощрения сотрудников организации BusinessManru

Перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным

Карьера менеджера строится на внутреннем развитии и профессиональном росте, который заключается в повышении навыков. Изменение влияния происходит наряду с увеличением или падением авторитета в глазах подчиненных и других сотрудников. Вертикальная положительная мобильность должности фиксируется успехами в достижении поставленных компанией целей, инициативой и коммуникабельными качествами, новаторскими способностями и эффективной методикой работы.

Офис-менеджер – одна из самых востребованных профессий. Эффективный специалист должен уделять значительное внимание человеческим ресурсам, данное требование входит в обязанности офис-менеджера для резюме. Правильно подобранный по внутренним лидерским качествам и высококвалифицированный кадр будет положительно влиять на динамику развития фирмы.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector