Garant-blok.ru

Гарант Блок
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Срок хранения приказов об учебных отпусках

В общем случае документы-основания к приказам, распоряжениям по личному составу хранятся столько же, сколько сами приказы — 50/75 лет ЭПК.

Такой же срок хранения установлен для документов-оснований к приказам об отпусках без сохранения заработной платы — 50/75 лет ЭПК.

Распоряжения (документы-основания к ним) по ежегодным оплачиваемым отпускам работников должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет ЭПК.

Если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления, и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет. Если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

Нормативная база

Вопросы, входящие в компетенцию кадровика, регулируются законодательством, внешними нормативными актами и приказами и внутренними ЛНА. Компании и индивидуальные предприниматели обязаны исполнять указанные в них требования и хранить надлежащим образом официальные бумаги, которые становятся результатом деловой активности. Достоверную информацию и ответ на вопрос о том, сколько должны храниться заявления на отпуск сотрудников, — 5, 50 или 75 лет, — смотрите в следующих источниках:

Хранение документов проверяют, а за нарушения штрафуют. Бесплатно узнайте в КонсультантПлюс, какие кадровые документы проверяющие запросят обязательно, и подготовьтесь к визиту контролеров.

Организация хранения приказов и заявлений на отпуск

Возможности срока хранения приказов и заявлений на ежегодный отпуск зависят от организации должных условий для содержания бумаг в архиве. Уместно выделить следующие рекомендации относительно сохранности бумаг на предприятии:

Нанимателю необходимо понимать, что любой из архивных документов может потребоваться в любой момент по запросу контролирующей инстанции. На этом основании рекомендуется разделить документы по папкам, классифицировав их таким образом.

Читать еще:  Выплаты беременным неработающим женщинам 2021 — список
  • Проводить сортировку документов в каждой отдельной папке рекомендуется по одному установленному критерию: по дате публикации, по фамилиям персонала или на основании иного фактора, удобного для конкретной ситуации.
  • Объемные документы следует разделять на несколько папок или томов, после чего сортировать по алфавиту. Это поможет в случае необходимости оперативного поиска.
  • В момент регистрации приказа на предоставление сотруднику отпуска, подобные документы фиксируются в соответствии с их хронологией. При этом актуальная для компании система регистрации должна содержаться в соответствующем локальном нормативе.
  • Подлинники документов, которые законодательно должны храниться длительный период времени, следует подшивать в дела работников, после чего передавать в архив. Важно отметить, что все дела должны быть заранее внесены в соответствующую номенклатуру предприятия.
  • По завершению установленного периода хранения документов, экспертный комитет должен провести экспертизу на предмет выявления ценности бумаг, после чего документы с истекшим сроком годности ликвидируются. Ликвидация приказов и заявлений на отпуск происходит на основании соответствующего акта и распоряжения управленца.
  • Таким образом, срок хранения приказов на отпуск определяется законодательством. Нанимателям рекомендуется детально изучить правила содержания в сохранности деловых бумаг, а также порядок их ликвидации после истечения срока годности.

    Сроки хранения

    Формат заявлений на отпуск встречается разный: ежегодный оплачиваемый отдых или день за собственный счет. Объединяет эти документы слово «отпуск», но время хранения у них отличается и зависит от того, к какой работе привлекается персонал предприятия и на какой вид отдыха претендует.

    На ежегодный отпуск

    Ежегодные графики отдыха составляются в декабре. Не позже чем за две недели до наступления даты по графику сотрудник направляет в отдел кадров заявление на отпуск, подписанное им и согласованное с руководителем. Но какова же его дальнейшая судьба и где должно храниться заявление на отпуск после того, как оно попало в структурное подразделение? Документ остается в отделе кадров до издания приказа, после чего он помещается в архив или личное дело работника.

    Читать еще:  Как написать заявление на учебный отпуск?

    Согласно ст. 434 перечня, установленного приказом №236 Росархива, эта бумага относится к документации личного состава и хранится 5 лет.

    Но есть обстоятельства, при наличии которых время хранения существенно увеличивается:

    1. Если работодатель предусмотрел во внутреннем положении требование о включении заявления и приказа в личное дело сотрудника, то срок составляет 50 лет (или 75, если заявление на отпуск составлено до изменений в законодательстве, то есть раньше 2003 года) в соответствии со ст. 445 приказа №236.
    2. В ситуациях, когда сотрудник привлекается к специфическим условиям труда (вредному или опасному производству, работе на Крайнем Севере), тоже действуют исключения. Эти обстоятельства определяют, сколько хранятся заявления на отпуск в архиве, — 50 или 75 лет соответственно.

    На отпуск за свой счет

    Иногда сотруднику необходим день за свой счет для решения личных проблем. Отсутствие на рабочем месте в этом случае обязательно оформляется заявлением. Срок хранения таких документов — 50 или 75 лет в зависимости от даты издания.

    На дополнительные отпуска для отдельных категорий работников

    Есть и другие виды отпусков, предназначенных для определенных категорий работников. Например, женщины вправе претендовать на отдых по беременности и родам, а после родов — по уходу за ребенком. В этом случае требования законодательства расширены, и срок хранения таких документов составляет 50 лет (или 75, если событие произошло до 2003 года).

    Такие меры разработаны для обеспечения защиты прав и интересов граждан. Длительное хранение позволяет со временем разобраться в спорных ситуациях и выявить расхождения при их наличии.

    За собственный счет

    Предусмотрен иной срок хранения заявлений на отпуск без сохранения заработной платы или по уходу за ребенком до полутора и до трех лет. Для этих документов определена длительность 50 и 75 лет, в зависимости от даты формирования. Распоряжение Росархива № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» от 20.12.2019, п. 434, устанавливает, сколько хранятся приказы на отпуск без сохранения заработной платы в архиве предприятия. У личных дел сотрудников такой же интервал сбережения, поэтому поместив туда подтверждающие основания, вопрос о том, где хранить заявление на неоплачиваемый отпуск, отпадет.

    Читать еще:  Профессии в сфере общепита общественного питания

    Срок хранения журнала регистрации приказа

    Выше мы рассмотрели то, сколько хранятся приказы на отпуск. Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале. В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме. Порядок заполнения соответствующих документов может устанавливаться отдельными локальными нормативными актами, что издаются руководством предприятия.

    водитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector